FÖRVALTNINGSRÄTTEN I UMEÅ SÖKANDE DOM Mål nr 559-11 E Kansli 2 S i d a 1 ( 10 ) Rentav Städ och Miljövård AB, 556432-5867 Trädgårdsgatan 22 852 31 Sundsvall MOTPART Vindelns kommun Box 65 922 81 Vindeln SAKEN 2011 -05- 0 6 Avd Onr Doss 2011 -05- 0 5 Meddelad i Umeå Överprövning enligt lagen (2007 : 10 91) om offentlig upphandling - LOU DOMSLUT Förvaltningsrätten beslutar att upphandlingen, såvitt avser objekten Ren­ forsskolan, Älvbrinkens skola/Förskolan Ängen, Förskolan Klövern, För­ skolan Grankotten, Fritidscentrum, Hällnäs skola/förskola, Granö sko­ la/förskola, Brandstation/ fö1Tåd Vindeln och Dagcenter Vindeln, inte får avslutas fön-än rättelse gjorts genom ny utvärdering av anbuden. Beträffande övriga objekt avslår förvaltningsrätten ansökan. Aktbil DokJd 12045 Postadress Box 193 901 05 Umeå Besöksadress Nygatan 45 (Tingshuset) Telefon Telefax 090-17 74 00 090-13 75 88 E-post: forvaltningsratteniumea@dom,se Expeditionstid måndag - fredag 09:00-12:00 13 :00-15:00 KONKURRENSVERKET FÖRVALTNINGSRÄTTEN I UMEÅ DOM Sida 2 559-11 E BAKGRUND OCH YRKANDEN M.M. Vindelns kommun (Kommunen) har infordrat anbud avseende lokalvård. Vid upphandlingen har förenklat förfarande använts. Rentav Städ och Miljövård AB (Rentav) ansöker i förvaltningsrätten om överprövning av upphandlingen. Kommunen bestrider bifall till Rentavs ansökan. TILLÄMPLIGA BESTÄMMELSER Upphandlande myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. (1 kap. 9 § LOU) En upphandlande myndighet ska anta antingen 1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlan-­ de myndigheten, eller 2. det anbud som har lägst pris. Bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga ska göras enligt 12 kap. 1 § andra stycket. (15 kap. 16 § första och andra styckena LOU) Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördel­ aktiga, ska myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid mil­ jöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funk- FÖRVALTNINGSRÄTTEN I UMEÅ DOM Sida 3 559-11 E tionella och tekniska egenskaper, service och telmiskt stöd. (12 kap. 1 § andra stycket LOU) Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de grundläggande principerna i 1 kap. 9 § eller någon mman bestämmelse i LOU och detta har medfört att leverantören har lidit eller kan komma att lida skada, ska rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gj01is. (16 kap. 5 § LOU) UTREDNINGEN Kommunens förfrågningsunderlag och utvärdering av anbuden I förfrågningsunderlagets Allmfuma Orientering beskrivs bl.a. uppdragets omfattning, punkten 1.2, och ges mivisningar till upphandlingen, punkten 1.3. (se bilaga 1 till domen) I förfrågningsunderlagets Upphandlingsföreskrifter anges bl.a. följande. 2.5 Pris Pris ska anges enligt Svarsbilagan Pris (se bilaga 2 till domen). Priser ska anges i SEK och vara exklusive mervärdesskatt. Angivna priser ska gälla fasta i 1 år från den dagen avtalet träder i kraft. I angivet pris ska alla före­ kommande kostnader med entreprenaden ingå. 2.9.3 Utvärderings/as Det för kommunen ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att an­ tas. I utvärderingen kommer följande kriterier att ligga till grund för be­ dömningen: Pris 80% Uppdragets genomförande 20 % FÖRVALTNINGSRÄTTEN I UMEÅ 2.9A Pris DOM Sida 4 559-11 E Utvärdering av pris kommer att ske genom poängsättning enligt nedan­ stående formel, max poäng är 4. Lägsta anbud x maxpoäng = aktuell poäng Aktuellt anbud 2. 9.5 Övriga la·iterier kommer att värderas genom poängsättning i skalan 1 - 4. Följande nivåer kommer att användas: Ej lämnade uppgifter Godkänd nivå Väl godkänd nivå (ger visst mervärde) Mycket god nivå (ger stort mervärde) I förfrågningsunderlagets Svarsbilaga Kvalificering anges bl.a. följande. Sk 2.1 Samma entreprenör kommer att antas för samtliga uppdrag i resp. objekt, dvs. daglig städning, fönsterputsning, golvvård och storstädning utförs av samma entreprenör. Accepterar ni detta? I information om tilldelningsbeslut den 4 mars 2011 till anbudsgivare an­ ges bl.a. följande. Upphandling av lokalvård är nu avslutad, sex anbud har inkommit i rätt tid. Vid utvärderingen har bedömts att de ekonomiskt mest fördelaktiga anbu­ den har lämnats av Allservice/Hemtrivsel i Norr AB, TM Rent AB och Rentav Städ o Miljö AB, varför avtal kommer att träffas med dessa leve­ rantörer. Av den anbudssammanställning som lämnats till anbudsgivare framgår bLa. följande. Sida 5 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 559-11 E IUMEÅ Anbudspriser och prispoäng har beräknats för vart och ett av de i upphand­ lingen aktuella objekten. Anbudspris har beräknats utifrån årskostnad för daglig städning samt kostnad för fönsterputsning, golvvård och storstäd­ nmg. Av den anbudssammanställning som Kommunen ingett i förevarande mål framgår bl.a. följande. Förutom den prisutvärdering som även redovisats i ovan nämnd anbuds­ sammanställning har kriteriet Genomförande utvärderats. Samtliga anbud har erhållit den viktade poängen0 ,4 (dvs. 2 poäng i poängskalan). På samma rad som anbudens poäng har angetts Egna referenser. Därefter har angetts att eftersom samtliga anbudsgivare har ansetts klara nivån Godkänt på Uppdragets genomförande kommer priset att bli avgörande. Parternas anföranden Rentav anför bl.a. följande. Kommunen har frångått det som varit skrivet i förfrågningsunderlaget. Priser har beräknats och viktats på ett annat sätt och utvärderingen har skett med andra kriterier än vad som var skrivet. Vid rätt viktning/utvärdering skulle Rentav ha tilldelats en del objekt. I förfrågningsunderlaget har angetts hur priserna ska räknas och man har där haft möjlighet att ange ett pris per vecka och längst ner ville Kommu­ nen ha ett kvadratmeterpris för option på golvvård, storstädning och styckepris på fönsterputs. Detta var inte något som Kommunen var tvung­ en att köpa. Det framgick inte heller hur ofta de brukar köpa det. I utvärde­ ringen har dock Kommunen använt sig av en total kvadratmeteryta per objekt för att beräkna ett pris. Det har inte framkommit någonstans hur Sida 6 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 559-11 E I UMEÅ många kvadratmeter vaije objekt är. Det som har getts ut är ka1ior som inte varit skalenliga varför det varit svåli att få fram hur många kvadratmeter varje objekt är. Kommunen menar att Rentav skulle ha förutsett att priserna skulle beräk­ nas på detta sätt eftersom de har varit där i tre år. Under de tre år som de haft avtal har det inte köpts in storstädning på alla objekt. Det har heller inte gjorts golvvård eller fönsterputs på alla ställen. Golvvård och fönster­ puts blev borttagna från lokalvårdsavtalet och tilldelat det bolag som hade det lägsta kvadratmeterpriset. I detta avtal har man räknat med att det ska göras storstädning, golvvård och 4-sidig fönsterputs på alla objekt varje år. Detta gör en stor skillnad på priserna. Om Kommunen ville utvärdera ett totalpris för avtalet hade man kunnat rälma ut kostnaden för hela uppdra­ get, lokalvården gånger tre år och övriga optionspriser gånger 1,5. Då hade det blivit ett helt annat resultat och en mer korrekt värdering av anbuden. Kommunen har istället tagit fram en årskostnad som inte hör till verklighe­ ten eller som har förespeglats i förfrågningsunderlaget då anbudspriset skulle utvärderas enligt prisbilagan. I förfrågningsunderlaget har angetts att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas med följande viktning; Pris 80 % och Genomfö­ rande 20 %. I utvärderingsprotokollet har inte angetts något om genomfö­ rande. I samtal med Kommunen har uppgetts att man inte utvärderat genomförande utan att man har utvärderat egna referenser eller upplevelse och gett alla anbud samma poäng, vilket är mycket konstigt då två av an­ budsgivarna inte har arbetat för Kommunen med något stöne uppdrag. Kommunen har inte gett någon förklaring till varför anbudsgivare som inte lämnat några uppgifter om genomförande av uppdraget fått 2 poäng när ej lämnade uppgifter enbaii skulle ge 1 poäng. Andra anbudsgivare har läm­ nat in uppgifter som uppstart hantering, rekrytering, inköp och utbildningar Sida 7 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 559-11 E IUMEÅ m.m. och också fått 2 poäng. Man behövde inte lämna in några uppgifter och hade ändå fått samma poäng som alla andra vilket är fel. När det nu visar sig att inte alla anbudsgivare har skickat in någon informa­ tion och att det är skillnader i de olika anbudens dokumentation över hur man tänkt genomföra uppdraget så ser det ut som att Kommunen inte gjo1i något med viktningen utan att man bara har gått på lägsta pris. Rentav har lidit eller kommer att lida skada eftersom objekt tappas då Kommunen inte har följt det som varit skrivet. Kommunen anför bl.a. följande. Rentav utför sedan tre år tillbaka lokalvård åt Kommunen. Den upphand­ ling som då gjordes är till stora delar likvärdig med den som nu utfö1is. Rentav är därför bekant med Kommunens rutiner. Kommunen har begäii in pris för fönsterputsning per fönster och för golv­ vård och storstädning per kvadratmeter. I normalfallen beställs fönsterputs, golvvård och storstädning en gång per år. Vid utvärderingen har därför lämnat pris multiplicerats med antal fönster respektive ytan för varje lokal. Anbudsgivarna har inför upphandlingen haft fri tillgång till lokalerna och har även i förfrågningsunderlaget uppmanats att själva bilda sig en uppfatt-­ ning om ytor m.m. Anbuden på städningen, som skulle anges som pris per vecka, har inte vållat någon anbudsgivare svårigheter. Det tolkas som att det inte varit problem att fastställa ytan på lokalerna. Det kan inte komma som en överraslming att Kommunen vid utvärderingen ansett att antalet fönster och yta ska användas för att få fram totalkostnaden för uppdraget. I enlighet med förfrågningsunderlaget har Kommunen viktat priset till 80 %. Uppdragets genomförande har getts vikten 20 % och har värderats en- FÖRVALTNINGSRÄTTEN I UMEÅ DOM Sida 8 559-11 E ligt en skala 1 - 4 i enlighet med förfrågningsunderlaget. Kommunens egna referenser av anbudsgivarna har varit underlag till hur väl anbudsgivarna bedömts kunna genomföra uppdraget. De senaste åren har Kommunen haft affärsrelationer med alla sex anbudsgivare och för närvarande har fem av dem avtal varför Kommunen anser sig ha erfarenhet för att kunna bedöma hur väl dessa företag har utfört och kan tänkas komma att genomföra upp­ draget. I utskickad anbudssammanställning framgick inte hur värderingen av uppdragets genomförande skett. Per telefon lämnades senare den infor­ mationen av vilken framgick att samtliga anbudsgivare bedömts klara Godkänd nivå beträffande uppdragets genomförande. Enligt Kommunens känslighetsanalys skulle en annan värdering av uppdragets genomförande inte ha påverkat utfallet av upphandlingen. DOMSKÄL Vad gäller utvärdering av kriteriet Pris framgår av Svarsbilaga Pris (se bi­ laga 2 till domen) att priser ska lämnas för respektive objekt och anges som veckopris. Vidare anges att priser ska lämnas för fönsterputs, golvvård och storstädning. För fönsterputs ska priser lämnas per fönster och för golvvård och storstädning per kvadratmeter. Av förfrågningsunderlaget framgår vi­ dare att uppdraget omfattar daglig städning och övrig städning (fönster­ putsning, golvvård och storstädning) samt att samma entreprenör kommer att antas för daglig städning och övrig städning för samma byggnad, se bilaga 1 till domen. Mot bakgrund av vad som sålunda angetts i förfråg­ ningsunderlaget anser förvaltningsrätten att det måste ha stått klaii för an­ budsgivarna att det pris som skulle komma att utvärderas omfattade såväl daglig städning som övrig städning. I förfrågningsunderlaget anges vidare att anbudsgivarna själva får förvissa sig om storleken på de ytor som upp­ handlingen avser och att de ritningar som bifogats inte är skalenliga, se bilaga 1. Förutsättningarna härvidlag har således klart och tydligt angetts i Sida 9 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 559-11 E IUMEÅ förfrågningsunderlaget. Förvaltningsrätten bedömer att Rentav inte visat att prisutvärderingen strider mot bestämmelserna i LOU. Vad gäller utvärdering av kriteriet Uppdragets genomförande anges i för­ frågningsunderlaget att kriteriet kommer att värderas genom poängsättning i skalan 1 - 4. Vidare framgår av underlaget att endast 1 poäng kommer att ges om uppgifter ej lämnats. Förvaltningsrätten noterar att den anbudssammanställning som lämnats till anbudsgivama endast innehåller utvärdering av kriteriet Pris. Den anbuds­ sammanställning som Kommunen ingett i målet innehåller dock en utvär­ dering av kriteriet Uppdragets genomförande, även om Kommunen angett Egna referenser vid utvärderingspoängen. Rentav menar att vissa anbuds­ givare inte har lämnat några uppgifter om genomförande av uppdraget me­ dan andra lämnat uppgifter om bl.a. inköp, rekrytering och utbildningar. Denna uppgift har inte bemötts av Kommunen och får därför godtas. Trots att det inte i alla anbud lämnats uppgifter om genomförande av uppdraget har samtliga anbud erhållit 2 poäng. K.ommunen har således inte utvärderat anbuden i enlighet med vad som angetts i förfrågningsunderlaget. Kom­ munen har därför handlat i strid mot de gemenskapsrättsliga principerna om förutsebarhet och likabehandling, och därmed även mot bestämmelser­ na i 1 kap. 9 § LOU. En ytterligare förutsättning för att kunna bifalla en ansökan om överpröv­ ning är att den sökande lidit eller kan komma att lida skada till följd av den aktuella felaktigheten i upphandlingen. Förvaltningsrätten noterar härvid att det vid en korrekt poängsättning avseende kriteriet Uppdragets genom­ förande inte är uteslutet att anbudet från Rentav skulle kunna ha erhållit maximal poäng och att det vi1mande anbudet endast skulle ha tilldelats 1 poäng. I sådant fall skulle anbudet från Rentav ha erhållit högst total utvär­ deringspoäng och därmed ha antagits beträffande objekten Renforsskolan, Sida 10 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 559-11 E IUMEÅ Älvbrinkens skola/Förskolan Ängen, Förskolan Klövern, Förskolan Gran­ kotten, Fritidscentrum, Hällnäs skola/förskola, Granö skola/förskola, Brandstation/ förråd Vindeln och Dagcenter Vindeln. Av detta följer att Rentav beträffande nämnda objekt lidit eller kunnat komma att lida skada till följd av Kommunens agerande. Grund för åtgärder enligt 16 kap. 5 § LOU föreligger således. Förvalt­ ningsrätten kan enligt bestämmelsen besluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. Med hänsyn till att i upphandlingen aktuella brister hänför sig till utvärderingen av anbuden, bedömer förvaltningsrätten det tillräckligt att Kommunen vidtar rättelse genom ny utvärdering av anbuden beträffande objekten Renforsskolan, Älvbrinkens skola/Förskolan Ängen, Förskolan Klövern, Förskolan Gran­ kotten, Fritidscentrum, Hällnäs skola/förskola, Granö skola/förskola, Brandstation/ förråd Vindeln och Dagcenter Vindeln. Beträffande övriga objekt ska ansökan avslås. Upplysningsvis kan nämnas att förvaltningsrätten genom dom denna dag i mål nr 552-11, gällande samma upphandling som i förevarande mål, beslu­ tat om rättelse genom ny anbudsutvärdering beträffande objekten För­ skolan Äventyret, Servicehuset Solhaga/Förskola och Dagcenter Vindeln. Målet har föredragits av Christina Röclmer. Vindelns kommun Upphandling lokalvård2011 -01-18 5 (24) 1.2 Uppdragets omfattning 1.2.1 Daglig städning av följande lokaler 40 veckor omfattar normalt perioden, vecka33-24 . med uppehåll förjul,sport, påsklov Lokal Renforsskolan Vindeln Älvbrinkens skola Vindeln Förskolan Ängen Vindeln Förskolan Klövern Vindeln Förskolan Grankotten Vindeln Förskolan Solbäcken Vindeln Förskolan Äventyret Vindeln Hällnäs skola/ förskola Granö skola/ förskola Tvärålunds skola Tvärålunds förskola (Verksamheten kan komma att flyttas till skolan 2012) Kommunkontoret Vindeln Simhallen Vindeln Fritidscentrum Vindeln Brandstm1ion/ fönåd Vindeln Servicehuset Solhaga Servicehuset Almagården Servicehuset Älvbacken Dagsverket 52 veckor I år 4.5 veckor I år 48 veckor/ år 52 veckor/ år 52 veckor/ år 5. 2 veckor/ år 52 veckor/ år 52 veckor/ år Omfattning Kontaktperson 40/52 veckor I år Lennart Täljeblad 0933/14111 40 veckor I år 40 veckor I år 52 veckor I år 48 veckor I år 48 veckor I år 48 veckor I år 40/52 veckor I år Lars Johansson0933 1400 48 veckor I år Agneta Lundstedt 0933/14072 " Sara Hömberg0933 /14000 Ann-Charlotte Norgren0933 14000 Petra Vahlberg0933 1400 Carina Hammarsten0933 1400 40/48 veckor I år Maria Eriksson0933 1400 40 veckor I år Lars Johansson0933 14000 Ulla Lundström0933 1400 Eric Thorstensson0933 14015 Bo Granström0933 14092 Gudrun Lycksell0933 141 30 Gun-Inger Magnusson0933/14076 Helen Bäckström0933/14075 Birgitta Lindberg0933/14181 Monica Johansson0933 1400 Margaretha E kman 0933/142 70 Anbudsgivaren får själv förvissa sig om storleken på ytorna som upphandlingen avser, ritningarna enlig bilaga5 är inte skalenliga. Anbudsgivaren får �jälv undersöka vilken typ av golvmaterial som finns i lokalerna Upphandlingen avseende servicehusen avser endast gemensamma ytor, inte lägenheterna. Vindelns kommun Upphandling lokalvård 2011-01-18 6(24) 1.2.2 Övrig städning mm Upphandlingen avser även fönsterputsning, golvvård och storstädning För de objekt enligt 1.2.l (Daglig städning) som entreprenören lämnat anbud på ska pris även lämnas för fönsterputsning, golvvård och storstädning, eftersom samma entreprenör kommer att antas för daglig städning, golvvård, storstädning o fönsterputs för samma byggnad. 1.3 Anvis ningar till upphandlingen Under punkt 1.1.3 framgår lokalerna som omfattas av upphandlingen och antalet veckor och tidsperiod som lokalvården ska utföras. Bilaga 5 innehåller ritningar över samtliga lokaler som upphandlingen avser. Bilaga 3 innehåller en beskrivning (ej fullständig, se bilaga 4 punkt 2.1) över typ av lokalvård och vid vilka intervaller som det ska göras. Bilaga 1 är leverantörsinformations som ska fyllas i och bifogas anbudet. Bilaga 2 är det anbudsunderlag som ska användas. Bilaga 4 är en svarsbilaga som skall fyllas i och bifogas anbudet. 2. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Allmänna bestämmelser För upphandlingen gäller lagen om offentlig upphandling SFS 2007:1091 I anbudet angivna priser skall gälla fast om inte annat anges, samt vara ex.kl moms. Angivna cirka mängder gäller utan förbindelse under upphandlingsperioden. Kommunen har rätt att anta anbudet helt eller delvis. Kommunen närstående bolag skall äga rätt att nyttja kommunens avtal. Kommunen har ett avtal med skattemyndigheten som innebär att kommunen skall informera skattemyndigheten om vilka leverantörer/entreprenörer som deltagit i upphandlingen. Kommunen äger rätt att endast anta anbudsgivare som inte befinner sig i situation enligt kap 10 lagen om offentlig upphandling 2007: 1091. Detta gäller även för anlitad underleverantör/entreprenör. Kommunen har rätt att häva avtalet orn betalning av skatter och avgifter missköts av leverantören/entreprenören eller dess underleverantör/entreprenör. Vindelns kommun Upphandling lokalvård 2011-01-18 14(24) Bilaga 2 Pris Denna bilaga innehåller samtliga lokaler för vilka vi vill att du offererar ett pris. Det offererade priset kornmer att bedömas på det sätt vi beskrivit i bilagan ''{Jpphandlingsföreskrifter". Priset nedan skall vara pris per vecka enligt villkoren i förfrågningsunderlaget BESKRIVNING PRIS / VECKA I I I O BJEKT Renforsskolan ÄI vbrinkens skola/Förskolan Ängen Vindeln ( Pris var för sig) Förskolan Klövern Vindeln Förskolan Grankotten Vindeln Förskolan Äventyret Vindeln Hällaäs skola/förskola ( Pris var för sig) Granö skola, förskola Tvärålunds skola / förskola ( Pris var för sig) Brandstation, Fö"rråd Vindeln Simhallen Vindeln Servicehuset Solhaga/Förskolan Solbäcken Vindeln (Pris var för sig) Kommunkontoret Vindeln Fritidscentrum Vindeln Servicehuset Almagården Vindeln Servicehuset Älvbacken Vindeln Dagcenter Vindeln Fönsterputs Golvvård, Storstädning, rengöring ventilations don mm Option Option Pris / fönster 4 sidig Pris/kvm Option .......................Pris / kvm