FÖRVALTNINGSRÄTTEN IUMEÅ SÖKANDE DOM 2013-04-15 Meddelad i Umeå Mål nr 2487-12 E Kansli1 Sida1 (7) Bilfrakt Bothnia AB,556657-3035 Box174 931 22 Skellefteå MOTPART Vännäs kommun Kommunkontoret 911 81 Vännäs SAKEN KONKURRENSVERKET 2013-04- 1 6 Avd Dnr KSnr Aktbll Överprövning enligt lagen (2007:1091 ) om offentlig upphandling - LOU DOMSLUT Förvaltningsrätten beslutar att upphandlingen inte får avslutas förrän rättelse gjorts genom ny prövning av anbuden. Dok.Id 30970 Telefon Telefax 090-17 74 00 090-13 75 88 E-post: forvaltningsratteniumea@dom.se Postadress Besöksadress Nygatan 45 (Tingshuset) Expeditionstid måndag - fredag 08:00-12:00 13:00�16:00 Box 193 901 05 Umeå t •,•.. . , BAKGRUND OCH YRKANDEN M.M. '; Vännäs kommun (Kommunen) har infordrat anbud avseende ramavtal för ._, . '.maskintjänster (dnr UH-2012-167) och beslutat att beträffande upphand- ,,i1- l ,,;(: !lingens position 4, 11 och 12 anta det anbud som lämnats av Kaj Johans- i•,:>'_]sons Åkeri Aktiebolag och beträffande position 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 10 och 13 anta det anbud som lämnats av Torbjörn Sundh Entreprenad Aktiebo­ lag. Vid upphandlingen har förenklat förfarande använts. Bilfrakt Bothnia AB (Bilfrakt) yrkar i första hand att upphandlingen får avslutas först sedan rättelse har gjorts och i andra hand att upphandlingen ska göras om. Kommunen bestrider bifall till Bilfrakts ansökan. UTREDNINGEN Kommunens utvärderingsprotokoll Av utvärderingsprotokollet framgår att anbudet från Bilfrakt inte bedömts kvalificera sig till utvärderingsfasen. Som orsak härtill har angetts att Svarsbilaga företagsuppgifter saknas. Parternas anföranden Bilfrakt anför bl.a. följande. Kommunen har valt att utesluta Bilfrakts anbud på grund av att Svarsbilaga företagsuppgifter (se bilaga 1 till domen) inte bifogats anbudet. Detta trots att de uppgifter som ska anges i svarsbilagan framgår av övriga ingivna anbudshandlingar (registreringsbevis, intyg om försäkring etc.). Sida 2 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 2487-12 E IUMEÅ Sida3 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 2487-12 E I UMEÅ Att Bilfrakt försummat att i sitt anbud bilägga svarsbilagan är ett sådant uppenbart fel i anbudet som avses i9 kap. 8 § LOU. En rättelse av felet är förenlig med gällande praxis då den kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning och inte leder till att sakuppgifter tillförs an­ budet. Under anbudsprövningen begärde Kommunen ett förtydligande från Bil­ frakt avseende uppgift i själva anbudet. Det måste innebära att Kommunen vid det tillfället ännu inte noterat avsaknaden av den aktuella svarsbilagan, dvs. Kommunen var då av uppfattningen att Bilfrakt lämnat ett kvalifice­ rande anbud. Mot bakgrund av detta borde Kommunen ha gett Bilfrakt möjlighet att komplettera sitt anbud. En komplettering hade endast innebu­ rit en sammanställning av de uppgifter som lämnats i övriga anbudshand­ lingar och hade kunnat ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbe­ gränsning. Vidare avser upphandlingen sådana tjänster ( A-tjänster) som innebär att tröskelvärdet måste beaktas och som innebär att om värdet på de upphand­ lade tjänsterna överstiger tröskelvärdet får inte upphandlingen ske genom ett förenklat förfarande. Då värdet på de upphandlade tjänsterna överstiger tre miljoner kr och tröskelvärdet uppgår till knappt två miljoner kr har upphandlingen skett i strid mot LOU. Förklaringen till att Bilfrakt inte di­ rekt noterade att förutsättningar saknades för en förenklad upphandling är den korta anbudstid som följer med ett förenklat förfarande i kombination med arbetsanhopning för den tjänsteman som sammanställde anbudet. Kommunen anför bl.a. följande. Kommunen köper löpande maskintjänster i form av hyra av entreprenad­ maskiner, med och utan förare, för värden som överstiger gränsen för direktupphandling. Tjänsten ska därför upphandlas. Kommunen valde att Sida 4 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 2487-12 E I UMEÅ upphandla ramavtal på tjänsten för löpande avrop. Upphandlingen annon­ serades som förenklat förfarande 2012-11-05 och sista anbudsdag var 2012-12-05. Av kravspecifikationen framgår att anbudsgivare för att bevisa att kraven i avsnitt 2.0 uppfylls ska bifoga ifylld Svarsbilaga företagsuppgifter. Först efter en andra kontroll av anbuden uppmärksammades att Bilfrakt inte upp­ fyllde samtliga kvalificeringskrav (skall-krav) då Svarsbilaga företagsupp­ gifter inte hade bifogats anbudet. Anbudet skulle därmed diskvalificeras. Trots att de uppgifter som begärts i den saknade bilagan i stort fanns med i anbudet kan det inte anses som oproportionerligt att utesluta Bilfrakt för bristande kravuppfyllnad. Svarsbilagan fungerar som en enhetlig samman­ ställning av företagsuppgifter m.m. Anbudsgivarens underskrift av svarsbi­ lagan fungerar vidare som intyg att lämnade uppgifter är korrekta samt som underskrift av hela anbudet vilket också framgår av informationstex­ ten i svarsbilagan. Bestämmelserna i 15 kap. 12 § LOU (9 kap. 8 §) om förtydligande och komplettering av anbud ska tillämpas restriktivt. Kompletterande uppgifter får inte innebära annat än att marginella sakuppgifter tillförs ett anbud och får endast innebära att tidigare lämnade uppgifter konkretiseras. Bristande uppfyllnad av skall-krav kan normalt inte kompletteras. Svarsbilagan och underskriftens funktion att intyga att lämnade uppgifter är korrekta kan inte anses som en marginell sakuppgift. Att låta anbudsgivaren komplettera med en hel bilaga skulle innebära att anbudsgivaren i princip får förlängd anbudstid och detta skulle strida mot den grundläggande likabehandlings­ prmc1pen. Kontraktsvärdet ska enligt 3 kap. 4 § LOU beräknas på det värde som gäl­ ler för avtalets hela omfattning inklusive eventuella förlängningsklausuler eller optioner. I detta fall är avtalstiden tre år plus en möjlighet till förläng- Sida5 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 2487-12 E IUMEÅ ning i ytterligare ett år. Vid val av upphandlingsförfarande använder sig Kommunen av historiska inköp för att beräkna avtalets totala värde. Det gjordes inte en tillräckligt noggrann kontroll av de historiska inköpen innan upphandlingen publicerades. Vid senare kontroll och beräkning har det visat sig att Kommunens inköp uppgår till cirka950 000 kr per år. Att Bil­ frakts anbudsansvarige tjänsteman hade hög arbetsbelastning under an­ budstiden förändrar inte det faktum att Bilfrakt har hittat upphandlingen och lämnat in anbud och därmed inte kan sägas ha lidit skada. TILLÄMPLIGA BESTÄMMELSER Upphandlande myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. (1 kap.9 § LOU) Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de grundläggande principerna i 1 kap.9 § eller någon annan bestämmelse i LOU och detta har medfört att leverantören har lidit eller kan komma att lida skada, ska rätten besluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. (16 kap.6 § LOU) DOMSKÄL Bilfrakt har bl.a. gjort gällande att Kommunen genom att använda förenk­ lat förfarande använt sig av ett felaktigt förfarande och därmed genomfört upphandlingen i strid mot bestämmelserna i LOU. Förvaltningsrätten note­ rar att det förfarande som vid upphandling av varor, A- tjänster och byg­ gentreprenader över föreskrivna tröskelvärden motsvarar förenklat förfa­ rande är öppet förfarande. Om öppet förfarande hade använts skulle an­ budsgivarna ha erhållit en längre anbudstid och annonseringen ha skett på Sida6 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 2487-12 E IUMEÅ ett mer formaliserat sätt. Bilfrakt har emellertid ingett anbud inom anbuds­ tiden. Den omständigheten att anbudet saknat Svarsbilaga företagsuppgif­ ter torde svårligen vara en följd av att Bilfrakt inte haft tillräckligt med tid för att utforma sitt anbud. På grund av det anförda finner förvaltningsrätten att Bilfrakt, även om Kommunens användning av förenklat förfarande eventuellt skulle strida mot bestämmelserna i LOU, i vart fall inte lidit eller kunnat lida skada till följd därav. Bilfrakt menar vidare att Kommunen uteslutit företagets anbud på grund av att tidigare nämnd bilaga inte bifogats anbudet och detta trots att de uppgif­ ter som ska anges i svarsbilagan framgår av övriga ingivna anbudshand­ lingar. Kommunen menar också att efterfrågade uppgifter i stort finns med i anbudet men att bilagan fungerar som en enhetlig sammanställning och att anbudsgivarens underskrift av bilagan fungerar som underskrift av hela anbudet. Av handlingarna i målet framgår vidare att samtliga efterfrågade uppgifter faktiskt lämnats i anbud eller i samband med anmälan till upp­ handling via e-avrop. Beträffande underskrift noteras att anbudets första sida innehåller anbudsgivarens underskrift som härmed måste ses som un­ derskrift av hela anbudet. Förvaltningsrätten finner således inte annat än att de i bilagan efterfrågade uppgifterna måste anses ha lämnats, men inte på föreskrivet sätt. Att efterfrågade uppgifter ska lämnas i en särskild bilaga måste enligt förvaltningsrättens mening ses som ett krav av administrativ art som det inte kan anses proportionerligt att upprätthålla. Av detta följer att Kommunen inte haft fog för att utesluta Bilfrakts anbud från utvärde­ ring. Eftersom Bilfrakts anbud inte utvärderats och anbud lämnats beträf­ fande samtliga kategorier måste företaget anses ha lidit eller kunnat komma att lida skada beträffande samtliga kategorier. Grund för åtgärder enligt 16 kap. 6 § LOU föreligger således. Förvalt­ ningsrätten kan enligt nämnda bestämmelse besluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. Med hänsyn Sida 7 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 2487-12 E IUMEÅ �:fel� (0 Målet har föredragits av Christina Röckner. till att den i målet aktuella felaktigheten hänför sig till anbudsprövningen finner rätten det tillräckligt att prövningen av anbuden görs om. HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilaga 2 (DV 3109/1C LOU) � 1-1� {{j vänn►äs Svarsbilaga företagsuppgifter Svarsbilaga företagsuppgifter Samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-10-16 Vänligen fyll i dessa uppgifter. Kom ihåg att behörig ska skriva under detta dokument på anvisad plats. Uppgifter markerade med * är obligatoriska. Avlånga grå fält kan du skriva text i och de små rutorna klickar du i för att kryssa för. Genom underskrift på anvisad plats intygar du att de uppgifter som lämnats här är korrekta. Detta fungerar även som underskrift av hela anbudet. 1.0 Anbudsgivare Registrerat firmanamn* Organisationsnummer*: Adress*: Postnummer och Ort*: Telefonnummer 1*: Telefonnummer 2 eller fax: Hemsida: Innehar F-skattsedel* Registrerad för moms* Innehar ansvarsförsäkring* □ JA □ JA □ JA Kontaktperson under upphandlingen*: Telefon*: Fax: E-post*: Kontaktperson under avtalstiden*: Telefon*: Fax: E-post*: 2.0 Företagspresentation Lämna en kort presentation av företagets organisation och verksamhet. Instruktion om vad denna presentation ska innehålla kan finnas i de administrativa föreskrifterna. 3.0 Underleverantör Om ni avser att anlita underentreprenörer för att utföra hela eller delar av uppdraget skall underentreprenörens namn/firma anges här. Vännäs kommun Samhällsbyggnadsförvaltningen Postadress Besöksadress Tel vx Org nr Mejl Webb SE-911 81 Vännäs ö Järnvägsgatan l 0935-140 00 212000-2841 vannas.kommun@vannas.se www.vannas.se upplevelsenära. 4.0 Underskrift Underskrift av behörig företrädare: Namnförtydligande