/I Avdelning 1 Meddelad i Malmö SÖKANDE R2B Software AB, 556722-6526 Celsiushuset Svartbäcksgatan 7 753 20 Uppsala MOTPART Helsingborgs stad 251 89 Helsingborg SAKEN Sida 1 (9) FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM I MALMÖ 2016-06-17 Mål m 3550-16 KONKURRENSVERKEI' 20te -06- 1 7 ,, IMI Onr KSnrAktbll Överprövning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU FÖRVALTNINGSRÄTTENSAVGÖRANDE Föi'valtningsrätten avslår R2B Software AB:s ansökan om ingripande enligt LOU. Dok.Id 320560 Postadress Box4522 203 20 Malmö Besöksadress Kalendegatan 6 Telefon Telefax 040-35 35 00 040-97 24 90 E-post; kansli1.fma@dom.se www.forvaltningsrattenimalmo.domstol.se Expeditionstid måndag - fredag 08:00-16:00 Sida2 FÖRVALTNINGSRÅTTEN DOM 3550-16 Avdelning 1 BAKGRUND Helsingborgs stad (staden) genomför en upphandling i f01m av en förnyad konkurrensutsättning från SKL Kommentus Inköpscentral AB:s ramavtal "E-:arkiv 2013", dnr 353/15. Enligt tilldelningsbeslut har Ida lnfront AB (Infront) tilldelats kontraktet. Anbudet från R2B Software AB (R2B) har förkastats med följande moti­ vering. (1) Leverantörens beskrivning av in:förandeprojektet i punkten 1.5 följer inte den leverans- och bet_alningsmodell som beskrivs i förfrågnings­ underlaget. (2) Leverantörens anbud saknar en konkret projektplan, aktivi­ tetsplan, tidplan och en beskrivning av resursåtgång hos leverantören och beställaren vilket efterfrågas i preciseringen av skall-kravet i punkten 1.5. YRKANDE OCH INSTÄLLNING R2B ansöker om överprövning av upphandlingen och yrkar att tilldelnings­ beslutet ska upphävas. Som grund för sin talan anför R2B bl.a. följande. Leverans- och betalningsmodellen Staden har informerat om att det är dess beskrivna leverans- och betal­ ningsmodell som ska gälla. Dock kan R2B inte se att deras anbud i något avseende skulle vara i konflikt med denna modell. R2B kan inte heller se att det någonstans i det åberopade kravet i punkt 1.5 finns något krav avseende på vilket sätt, i vad mån eller ens alls, den efterfrågade beskrivningen av införandeprojektet måste utgå ifrån stadens leverans- och betalningsmodell. Då detta avser ett avrop inom SKL Kommentus Inköpscentral AB:s ram­ avtal "E-arkiv 2013" är det inte heller tillåtet att ändra eller påföra nya luav utan endast precisera ramavtalets ställda krav. !MALMÖ Sida 3 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 3550-16 Avdelning 1 IMALMÖ Införandeprojektet I punkten 1.5 anges bl.a. att införandeprojektet ska bestå av en konkret pro­ jektplan (inklusive installation av produkten i. Helsingborgs Stads IT­ plattform samt grundkonfiguration och kompetensöverföring av e-arkiv­ systemet), aktivitetsplan, tidplan inklusive resursåtgång hos leverantören och upphandlande myndighet. I införandeprojektet ingår anslutning av Pilot 1. Införandeprojektet ska vara avslutat senast tre månader efter avtals­ tecknandet Införandeprojektet ska innefatta en beskrivning av ovan. R2B kan inte se att den till anbudet bifogade projektplanen inte skulle upp­ fylla kravet. R2B:s projektbeskrivning är konkret. Staden gör en bedömning baserad på outtalade önskemål och/eller förväntningar snarare än faktiskt ställda krav. I det åberopade kravet i punkten 1.5 finns inte någon närmal'e precisering av hur konkret eller detaljerat något visst i planen ska beskrivas. R2B har därför valt att konkret beskriva vilka resurser och roller som krävs respektive kan vara önskvärda, vilka aktiviteter som lcrävs och hur dessa är relaterade samt en konkret tidplan där de ingående aktiviteterna fördelas veckovis inom de maximala tre månaderna. Då graden av konkretisering och detaljering inte preciserats har R2B valt att utgå ifrån dels en bedöm­ ning av stadens faktiska krav, dels R2B:s erfarenhet från motsvarande pro­ jekt och därigenom förvärvad insikt om vilken grad av möjlighet till påver­ kan från den beställande organisationen som är effektivast för att uppnå önskat resultat inom givna förutsättningar. Det faktum att R2B erbjuder sta­ den möjligheten att påverka eller välja något från stadens sida betyder på intet sätt att staden måste. R2B anser således inte att lämnandet till staden av en extra möjlighet till påverkan gör att planen inte är konkret. I avsnittet syfte önskar R2B förmedla en förståelse för helheten inklusive vad staden kan välja att påverka. Dämtöver sägs även tydligt att totalpm­ jektet i det aktuella fallet utgörs av de delprojekt som benämns införande­ projekt och därpå följande anslutningsprojekt vilket motsvarar den aktuella Sida4 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 3550-16 IMALMÖ Avdelning 1 piloten. Pilotens källsystem namnges dessutom specifikt i tidplanen så något tvivel om att det är den som avses kan knappast anses 1·åda. Ytterligare anledning till att R2B utöver den konkreta planen beskriver att stadens möjligheter till påverkan och val och att R2B använder beskrivning­ ar såsom "enligt överenskommelse" eller "fastställs vid projektstart" är att kravet att lämna en konkret plan inte är liktydigt med att det faktiska projekt som genomförs beskrivs eller överensstämmer till fullo med planen. Staden kan självfallet överenskomma om variationer och anpassningar utifrån denna plan. Om så inte vore fallet skulle staden inte heller kunna anta det anbud som antagits då även det använder sig av uppskattningar avseende resurser och exemplifieringar avseende tidplan så till den grad att den inte kan genomföras enligt beskrivning då flera datum redan passerats. Helsingborgs stad bestrider bifall till ansökan och anför i huvudsak föl­ jande. Leverans- och betalningsmodellen I avropsförfrågan anges att leverans- och betalningsmodellen framgår av bilaga 3 Leverans- och betalningsmodell till avropsförfrågan. I punkterna 4, 4.1 och 4.2 framgår att ramavtalsleverantören (anbudsgivaren) ska acceptera den av Staden angivna leverans- och betalningsmodellen. Staden har i förfrågningsunderlaget ställt krav på att anbudsgivaren ska följa en bestämd leverans- och betalningsmodell. R2B har inte följt den angivna leverans- och betalningsmodellen vid beskrivningen av införandeprojektet i sitt anbud. R2B har lämnat ett anbud som inte uppfyller de obligatoriska kraven som uppställts i förfrågningsunderlaget. Sida 5 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 3550-16 IMALMÖ Avdelning 1 Införandeprojektet I förfrågningsunderlaget beskrivs vad som ska ingå i införandeprojektet och vad installationstesterna ska omfatta (se punktema 1 i avropsförfrågan och 1.5 i avropspreciseringen samt leverans- och betalningsmodellen). I punkten 1.5 i avropspreciseringen finns obligatoriska krav uppställda och där anges att anbudsgivaren ska beskriva ett införandeprojekt med avseende på vissa faktorer. Det framgår klart och tydligt av förfrågningsundedaget att anbuds­ givare ska presentera en konkretiserad projektplan för införandeprojektet med en aktivitetsplan, tidplan med en beskrivning över resursåtgång hos leverantören och staden. Projektplanen ska inkludera installation med an­ slutning av Pilot 1 som :iustallationstest, gmndkonfigUl'ation och kompetens­ överföring. Staden har i förfrågningsunderlaget ställt krav på att anbudsgivare ska be­ skriva ett införandeprojekt. R2B har inte presenterat någon konkret projekt­ plan i sitt anbud. R2B anger i bilaga 1.5 Projektplan i sitt anbud imder rubriken Syfte följande: "Beskl'ivningen syftar till att ge en förståelse för hur införandet kan se ut och hur det kan komma att beröra och beröras av kunden. Projektomfattning, krav och ge­ nomförande varierar mellan införandeprojekt, beroende bl.a. på kundens önskemål och förutsättningar och framförallt den aktuella lösningens omfattning. Det faktiska projektets upplägg och omfattning beslutas därför alltid i samråd med kund. Det be­ skrivna projektet syftar till ett komplett införande av den aktuella e-arkivlösningen så att förutsättningar finns för kommande anslutningar av käilsystem". Det framgår redan av beskrivningen att projektplanen inte är anpassad efter - de förutsättningar som angivits i förfrågningsunderlaget. Syftet med doku­ mentet är enligt R2B i stället att ge en förståelse för hur införandet kan komma att se ut men att upplägg och omfattning bestäms i ett senare skede. Av kravet i förfrågningsunderlaget framgår emellertid att en beskrivning av projektet ska lämnas i dessa delm.· i anbudet. R2B har enligt sitt anbud valt att översiktligt beskriva insatserna vid införande av ett e-arkiv. Sida 6 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 3550-16 Avdelning 1 I MALMÖ Under rubriken 1 Projektstart anges att roller, aktiviteter, ansvarsområden, åtaganden samt tidsplan fastställs vid projektets start. Vidare anges under rubriken 4 Installation och konfiguration följande. ''Nästa aktivitet består i att kunden sätter upp arkivlösningen i den uppsatta miljön, enligt anvisningar från och med stöd av R2B altemativt att R2B sätter upp lösning­ en i kundens miljö utifrån vad som överenskommits." Även här framgår att projektplanen inte uppfyller de krav som ställts i för­ frågningsunderlaget. R2B ange1· under samma mbrik även ett antal del­ aktiviteter utan att specificera resursåtgång hos vare sig R2B eller staden. Under rnbriken 5 Kontroll och test beskriver R2B att testfasen kan vara mer eller mindre omfattande i stället för att specificera aktiviteter, tidsåtgång och resurser för att kunna genomföl'a testerna på det sätt som beskrivs i förfråg­ ningsunderlaget . Förntsatt att det R2B kallar anslutningsp1·ojekt i sin projektplan är att jäm­ ställa med anslutning av Pilot 1 i enlighet med förfrågningsunderlaget sak­ nas helt en konkretiserad beskrivning av hur anslutningen av detta avställda diarium ska ske. Det finns ingen beskrivning av vilka aktiviteter var och en av staden eller R2B ska vidta före, under och efter anslutningen och det finns därmed inte heller någon beskrivning av tidsåtgång och resursåtgång för att genomföra aktiviteterna. Under rubriken J Projektstart anges t.ex. för anslutningsprojektet att vid staiten av projektet fastställs bl.a. aktuella roller, aktiviteter, ansvarsområden och åtaganden samt tidplan. Även under rubri­ ken Resursåtgång anges att fördelning av ansvar och utförande ska faststäl­ las i ett senare skede. Under rubriken Tidplan anges följande: "Som beskrivits varierar behovet av resurser från såväl kunden som R2B med om­ fattningen av den önskade lösningen och uppdelningen av aktiviteterna mellan par­ terna". Det är tydligt av anbudet att fördelningen av roller, ansvar och utförande ska fastställas i ett senare skede och att aktiviteter och resursåtgång hos staden Sida 7 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 3 550- 1 6 I MALMÖ Avdelning 1 och R2B inte är beskrivna på det sätt som efterfrågats i förfrågningsunderla­ get. R2B uppfyller inte samtliga obligatoriska krav som ställts i förfråg­ ningsunderlaget och staden har därmed haft skäl att förkasta R2B:s anbud. SKÅLEN FÖR AVGÖRANDET Bestämmelser m.m. Enligt 16 kap. 4 och 6 §§ LOU kan rätten pröva om en upphandlande myn­ dighet har brutit mot någon bestämmelse i lagen och. på talan av en leveran­ tör som lidit eller kan komma att lida skada, besluta att en upphandling ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. Därvid gäller att rätten endast prövar de särskilt angivna frågor som sökanden tar upp. Enligt 1 kap. 9 § LOU ska upphandlande myndigheter behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphand­ lingar på ett öppet sätt. Härvid gäller att en upphandlande myndighet inte får anta ett anbud som inte uppfyller kraven enligt förfrågningsunderlaget. I bilaga 1 till avropsförfrågan anges i punkt 1 .5 bl.a. följande. Anbudsgivaren ska beskriva ett införandeprnjekt med avseende på minst följande: a) aktiviteter och dess inbördes beroenden b) roller hos leverantören och hos upphandlande myndighet c) leverantörens resursåtgång d) resursåtgång som krävs av upphandlande myndighet e) kompetenskrav på upphandlande myndighet f) övriga kritiska framgångsfaktorer Precisering av krav: lnförandeprojektet ska bestå av en konkret projektplan (inklusive installation av produkten i Helsingborgs Stads IT-plattform samt grundkonfiguration och kompetensöverföring av e-arkivsysteinet), aktivitetsplan. tidplan inklusive re­ sursåtgång hos leverantören och upphandlande myndighet. I införandeprojektet ingår anslutning av Pilot 1 , ett avställt diarium från Tekniska nämnden i syste- Sida & FÖRVALTNINGSRÅTTEN DOM 3550-16 ! MALMÖ Avdelning 1 met Visma Ciceron (import/export funktion finns). Införaudeprojektet ska vara avslutat senast tre månader efter avta1stecknandet. Införandeprojektet ska innefatta en beskrivning av ovan. Förva]tningsrättens bedömning Fömtsättningen för vaij e upphandling fastställs i förfrågningsunderlaget. I förevarande upphandling är förfrågningslmderlaget utformat på sådant sätt att staden väljer det anbud som har lägst pris under förntsättning att anbuds­ givaren uppfyller samtliga obligatoriska krav s.k. skall-krav. I enlighet med likabehandlingsprincipen får den upphandlande myndigheten inte efterge eller bortse från de skall-krav som uppställts i upphandlingen. Att anbudsgivaren ska beskriva ett införandeprojekt med avseende på vissa angivna faktorer såsom tex. aktiviteter, roller, resursåtgång hos leverantören och upphandlande myndighet utgör s.k. skall-krav. Att det förhåller sig på detta sätt framgår klatt och tydligt av förfrågningsunderlaget dels då rubri­ ken på kravet är J. 5 Ska-krav, dels då det anges att anbudsgivaren ska beskriva ett införandeprojekt. I precisel'ingen av skall-kravet anges även klart och tydligt att införandeprojektet ska bestå av en konkret projektplan (innefattande installation i stadens IT-plattform, grundkonfiguration och kompetensöverföring av e-arkivsystemet), aktivitetsplan, tidplan inklusive resursåtgång hos leverantören och upphandlande myndighet. Staden har förkastat R2B:s anbud dels med hänsyn till att R2B:s anbud sak­ nar en konkret projektplan, aktivitetsplan, tidplan och en beskrivning av resursåtgång hos leverantören och beställaren, dels med hänsyn till att be­ skrivningen av införandeproj ektet inte följer stadens leverans- och betal­ ningsmodell. Av den projektplan som R2B bifogat till sitt anbud framgår på flera ställen att roller, aktiviteter, ansvarsområden, åtaganden samt tidplan fastställs vid Sida 9 FÖRVALTNINGSRÄTTEN DOM 3550-16 I MALMÖ Avdelning 1 projektets start. R2B har i projektplanen inte beskrivit resursåtgången hos varken leverantören eller staden samt har inte heller beskrivit någon konkret tidplan eller aktivitetsplan. Med hänsyn härtill anser förvaltningsrätten att R2B inte uppfyller skall-kravet avseende att presentera en konkret projekt­ plan i enlighet med punkten 1 .5 i bilaga 1 till avropsförfrågan. Vidare anser förvaltningsrätten att R2B inte förmått visa att R2B:s beskrivning av infö­ randeprojektet följer stadens leverans- och betalningsmodell. Inte heller har R2B fönnått visa att lnfront inte uppfyller de uppställda kraven. Sammanfattning Mot bakgrund av det anförda finner förvaltningsrätten att R2B inte fö1mått visa att Helsingborgs stad har bmtit mot bestämmelserna i LOU. Det finns därmed inte skäl för ingripande enligt 16 kap. 4 och 6 §§ LOU. R2B:s ansökan härom ska därför avslås. HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilaga (DV 3 1 09/lB LOU) � �- // Louis:·· fKlint Maria Persson har fö1·edragit målet. Den som vill öv'e�:i förvaltningsrättens beslut . ··-',:�.J till bostaden och mobiltelefon. Adress och ska skriva tillK�attätten i Göteborg. '"Slttivelsen ska dock skickas eller lämnas till fötvaltningsrätten. Överlda ndet ska ha kommit in till ska också anges samt eventuell annan adress ga telefonnummer till klagandens arbetsplats Bilaga 1 I' 1, HUR MAN Ö'JERKLAGAR - PRÖVNINGSTILLSTÅND förvaltningsrätten inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Om beslutet hat meddelats vid en muntlig förhandling, eller det vid en sådan förhandling har angetts när beslutet kommet att meddelas, ska dock och om de fortfarande är aktuella - behöver ga de inte uppges igen. Omkla nden anlita� överkla ndet ha kommit in inom tre veckor där kla nden kan nås för delgivning. Om dessa uppgifter har Jämnats tidigare i målet - ga ombud, ska ombudets namn, postadress, e­ postadress, telefonnummer till arbetsplatsen och mobiltelefonnummer anges. Om någon person- eller adressuppgift ändras, ska ändringen utan dröjsmål anmälas till kammarrätten. ga från den dag domstolens beslut meddelades. Tiden för överlda ndet för offentlig part räknas ga från den dag beslutet meddelades. den dom/beslut s01n överklagas med uppgift om fötvaltningsrättens namn, målnummer samt dagen för beslutet, ._··Pör ga 2. 3. deskälsomklagandenangertillstödfören Om sista dagen för överklagandet infaller på lördag, söndag elle.r helgdag, midsommarafton, julaftonellernyårsaftonräckerdetattskrivelsen · kof.!llilerinnäst\!vidag. begäranomprövningstillstånd, 4. den ä�dring av förvaltningsrättens att ett över�j��de ska kunna tas upp i . kammarrätten fotdi:�s att prövningstillstånd dom/beslut som klaganden vill få till stånd, 5. de bevis som kla nden vill åberopa och vad meddelas. Kamm:�hätten lätnnar prövningstillstånd �:in han/hon vill styrka med varje särskilt bevis. 1. detfmnsanledningattbetvivla riktigheten av det slut som förvaltningsrätten har kommit till, det inte utan att sådant tillstånd meddelas g,år att bedöma riktigheten av kommit till, 3. detäravviktförledningav rättstillämpningen att överkla ndet prövas av högre rätt, eller ga 4. det annats finns synnerliga skäl att pröva överldagandet, Om prövningstillstånd inte meddelas står förvaltningsrättens beslut fast. Det är därför viktigt att det klart och tydligt framg'år av överklagandet till kammarrätten varför man anser att prövningstillstånd bör meddelas. Adressen till fötvaltningsrätten framgår av domen/beslutet. Skrivelsen med överklagande ska innehålla 1. Klagandens person-/organisationsnummer, BehöverNiflerupplysningaromhurman överklagar kan Ni vända Er till förvaltningsrätten. postadress, e-postadress och telefonnummer www,dornstoL,u:: ga I mål om överprövning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling eller Jagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster får avtal slutas innan tiden för överklagande av rättens dom eller beslut har löpt ut. I de flesta fall får avtal slutas när tio dagar har gått från det att rätten avgjort målet eller upphävt ett interimistiskt beslut. I vissa fall far avtal slutas omedelbart. Ett överklagande av rättens avgörande får inte prövas sedan avtal har slutits. Fullständig information finns i 1 6 kapitlet i de ovan angivna lagarna. 2. det slut som förvaltningsrätten har