Dok.Id 35512
Postadress
Box 193
901 05 Umeå
Besöksadress
Nygatan 45 (Tingshuset)
Telefon
090-17 74 00
E-post:
Telefax 090-13 75 88
Expeditionstid måndag - fredag 09:00-12:00 13:00-15:00
LÄNSRÄTTEN
I VÄSTERBOTTENS LÄN Föredragande
Christina Röclmer
Mål nr 759-08 E Kansli 2
Sida 1 (15)
SÖKANDE
DOM
2008 -06- 1 0
Meddelad i Umeå
Office IT-Partner i Sverige AB, 556514-9944 Box 1113
131 26 Nacka Strand
Ombud: Patrik Deshayes Box 1113
13126 Nacka Strand
MOTPART
Umeå kommun 901 84 Umeå
SAKEN
Överprövning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling - LOU
Umeå kommun (kommunen) har infordrat anbud avseende ramavtal för inköp av PC, server och tillbehör (dm 08013). Vid upphandlingen används öppet förfarande.
Office IT-Paiiner i Sverige AB (bolaget) yrkar i länsrätten att upphandling­ en ska avbrytas och att ett nytt förfrågningsunderlag därefter ska tas fram.
Kommunen bestrider bifall till bolagets ansökan.
Genom interimistiskt beslut den 30 april 2008 har länsrätten förordnat att upphandlingen inte får avslutas innan något aimat har beslutats.
DOMSKÄL
Tillämpliga bestämmelser
Upphandlande myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt.
 KONIWRRENSVEmcfir ',
2008 -06- 11.
Avd
Dnr
Dosa
  
 Sida 2 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och prop01iionalitet iakttas. (1 kap. 9 § LOU)
En upphandlande myndighet ska anta antingen
1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten, eller
2. det anbud som innehåller det lägsta priset.
Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga, ska myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremålet för kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljö­ egenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktio­ nella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd.
En upphandlande myndighet ska i annonsen om upphandlingen eller i för­ frågningsunderlaget ange vilken grund för kontraktet som kommer att till­ lämpas. (12 kap. 1 § LOU)
Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de grundläggande prin­ ciperna i 1 kap. 9 § eller någon annan bestämmelse i denna lag och detta har medfört att leverantören lidit eller kan komma att lida skada, ska rätten be­ sluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. (16 kap. 2 § första stycket LOU)
Kommunensförfi·ågningsunderlag
I förfrågningsunderlagets försättsblad anges följande beträffande upphand­ lingens omfattning.
Umeå kommun avser att upphandla ett ramavtal gällande all försörjning av PC, server, komnmnikationsutrustning och tillbehör. Umeå kommuns be­ fintliga ramavtal gäller till den 31 oktober 2008. Kommunen avser att i för­ sta hand upphandla ett ramavtal med en återförsäljare som har tillgång till fler tillverkare. Detta för att kommunen under avtalets gång ska kunna kon-
I VÄSTERBOTTENS LÄN
    
 Sida 3 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
I VÄSTERBOTTENS LÄN
kurrensutsätta produkterna samt tillgodoräkna sig elen kompetens som finns inom detta led för att kontinuerligt kunna effektivisera kommunens IT inf­ rastruktur. Upphandlingen gäller för perioden den 1 november 2008 - elen 31 oktober 2011 med möjlighet till ett års förlängning.
I förfrågningsunclerlagets Upphandlingsföreskrifter anges följande.
4.2 Utvärderings/asen (Uv) Förklaring
Det för kommunen ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att an­ tas. Utöver pris ingår följande rangordnade kriterier i bedömningen: Åter­ försäljare/beställningsprocess och Miljöprogram/logistik. En mer detaljerad beskrivning av dessa kriterier och eventuella delkriterier framgår av "Svarsbilaga Utvärdering". Se bilaga 1
4.3 DEFINITIONER OCH FÖRKLARINGAR
4.3.1 Mervärde
Mervärdet uttrycker hur mycket bättre ett anbud bedöms vara än kvalifice­ ringskraven. Noll (0) bedömda poäng representerar "inget" mervärde och full bedömd poäng representerar "högsta" mervärde (maxpoäng).
4.3.2 Poängsättning
Ett utvärderingskriterium poängsätts utifrån hur väl det uppfyller kommu­ nens behov. Ju högre poäng desto högre mervärde. Nedan föUer en upp­ ställning av definitionerna som används när ett anbud bedöms.
Dessa definitioner syftar till att ge kommunen värdefulla riktlinjer för be­ dömningen samt tydliggöra kommunens resonemang vid bedömningen av anbuden.
- 0 poäng Inget mervärde, acceptabelt, inget svar
- 1 poäng Ger ett mervärde, bra
- 2 poäng Ger ett stort mervärde, utmärkt
4.3.3 Reduktionsvärde
Reduktionsvärdet är en i förväg bestämd summa pengar. De1ma summa representerar hur mycket mer kommunen är beredd att betala för ett anbud med full poäng, högsta mervärde, jämfört med ett anbud utan mervärde.
    
Sida 4 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
- Totala reduktionsvärdet i denna upphandling är 3 000 000 kr.
4.3.4 Utvärderingspris
Utvärderingspris är ett jämförelsetal som erhålls genom att ta anbudspris minus anbudets specifika reduktionsvärde. Anbudet med lägst utvärde­ ringspris (jämförelsetal) vinner upphandlingen.
4.3.5 Bedömning
Vmje anbud värderas utifrån angivna utvärderingskriterier och bedömning­ en resulterar i ett specifikt reduceringsvärde per anbud. Detta specifika vär­ de ligger mellan 0 och upphandlingens totala reduktionsvärde.
Under anbudstiden har kommunen infordrat referenser för bedömning av de till utvärderingskriterierna hörande underkriterierna Beställningswebb (Uv 1.3) och Grön IT (Uv 2.1). Se bilaga 2
Parternas anföranden
Bolagetanför. Förfrågningsunderlagetinnehållerenviktningsmodellbase­ rad på en odefinierad och otydlig kravbild som i bästa fall kan leda till att tilldelningsbeslutet uppfattas som godtyckligt och slumpartat och i sämsta fall som styrt mot en på förhand bestämd leverantör. 50 procent av vikten läggs vid mjuka värden. För att söka ett klarläggande samt att få kommunen att redovisa hur dessa mjuka värden ska vil<.tsättas, specificeras och utvärde­ ras och därmed få en definierad och entydig kravbild har bolaget den 15 april inlämnat en frågelista till kommunen. De svar som den 21 april lämnas i kommunens komplettering "Frågor och svar" (se bilaga 3) gör inte bilden klarare. Svaren gör det snarare svårare att som anbudsgivare 'veta vilka kri­ terier man ska förhålla sig till sett i perspektivet av om man ska lägga ned resurser och därmed kostnader. Man ser nämligen inte objektiviteten och därmed inte viljan att redovisa kravbilden som man som anbudsgivare för­ väntasuppfylla.Intehellerframgårhurkravenmäts. -Denkopplingsom kommunen gör till Gartner Group och kommunens rent allmänna inställ-
I VÄSTERBOTTENS LÄN
    
Sida 5 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
ning att produktkostnaden är den minsta relativt livstidskostnaden framstår som krampaktig då kommunen inte i sin kravsättning kan beskriva hur man avser implementera elen kunskapen. Än mindre kan kommunen beskriva hur man avser värdera ett inkommet anbud gentemot ett annat. - Kommu­ nens svar på frågan om "Grön IT" kan närmast uppfattas som raljerande sett ur aspekten vad som efterfrågas i termer av utvärderingsbarhet. Det ska understrykas att ifrågasättandet inte avser miljökrav som sådant. Bolaget har under lång tid bejakat och kommer framgent att bevaka kravet på att värna miljön (se bolagets ISO 1400I-certifiering). I ett förfrågningsunder­ lag måste miljökrav dock vara definierade och mätbara. Bolaget kan rent principiellt dela uppfattningen att offentliga upphandlingar ska tillåtas vara lite luddiga för att därmed föra utvecklingen framåt. Det kan dock göras på ett mer distinkt och professionellt sätt. Man kan ställa vissa grundläggande krav som sedan kan byggas på med öppna frågor. Det faktum att kommu­ nen inte valt den vägen vittnar om en oförmåga/ovilja att strukturera ett legitimt krav. En offentlig upphandling får inte vila på goda ambitioner, hur vällovligt syftet än må vara. Kommunen måste definiera vad som ligger i begreppet återförsäljare och vad man anser ligger hos tillverkarna. Ett un­ derlag kräver vissa "fundamenta" som beskriver vad som basalt ska uppfyl­ las av presumtiva anbudsgivare. Baserat på det kan bör-tekniken appliceras för beskrivande mervärden. - På frågan om vilka kriterier kommunen har för att värdera en återförsäljares status/relation anges att det för full poäng bl. a. krävs att anbudsgivaren under perioden den 1 januari 2007 - den 1
april 2008 levererat minst 5 000 PC (exkl.hem-PC), 100 servrar, 100 swit­ char och minst 50 skrivare med inbyggt nätverkskort. Antalet tänkbara le­ verantörer som möter detta krav är starkt begränsat. För att kunna vinna upphandlingen måste man rimligen ha maximal poäng i detta avsnitt. Är det verkligen möjligt att det finns fler än en leverantör som klarar kravet? Var­ för denna mängd och varför är hem-PC diskvalificerad? Hem-PC kan ses som det ultimata kvittot på logistikförrnåga - stora kvantiteter med unika anpassningar av vaije enhet levererade till enskilda adresser - även under
I VÄSTERBOTTENS LÄN
 
Sida 6 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
kvällstid. Skanämndavolymvarafrånsammatillverkareellerkanman plocka ihop från olika tillverkare? Hur kan kommunen ställa volymkrav när man inte fastställt vilka servrar och skrivare man avser? E n server kan kosta från 5 000 - 10 000 kr upp till flera hundratusen kr. Vilken typ avses? Till den i förfrågningsunclerlaget gjorda kompletteringen med krav på volym och referenser finns bara möjlighet att fylla i volym och tillverkare, ingen kapacitet/kompetensnivå. Vad som här anförts utgör en av tveksamheterna beträffande hur kommunen avser utvärdera kravet på återförsäljares sta-­ tus/relation. - Vad gäller utvärderingskriteriet "Återförsäljare och Beställ~ ningsprocess" skaanbudsgivarnabeskrivasinaerfarenhetersomleverantör och hur en effektiv beställningsprocess ska se ut. Detta sagt i skenet av att kommunen anger att man avser utvärdera produktinnehåll, design, funktion och integrationsi1mehåll, dvs. ett antal "buzz-word" vars innehåll inte har definierats. Den som skriver den bästa uppsatsen blir vinnare. - Genom att begära överprövning i detta skede vill bolaget förhindra att det genomförs en upphandlingsprocess som vilar på ett underlag som är så vagt fonnulerat att det rimligtvis kommer att hamna i en överprövningssituation i ett senare skede. Alternativt kommer bara ett anbud att lämnas, av någon som känner sig utvald på förhand. Inget av alternativen är att föredra. Kommunen har inte i frågedialogen uppvisat en förståelse för bolagets frågor på så sätt att man försöker rätta till underlaget. Snarare befäster man bilden av att man beroende på inkomna svar fritt ska kunna fastställa vad kraven var och välja en leverantör där och då. Kommunens agerande strider mot kraven i LOU, bl.a. mot bestämmelsen i I kap. 9 § LOU. I bästa fall kan förfrågningsun­ derlaget tolkas till att innehålla syften och ambitioner men inte en beskriv­ ning av dessa som kan förstås som objektiva och sakliga och därmed tjäna som underlag för ett relativt omfattande anbuclsarbete. Mot bakgrund av skälen för begäran om överprövning kan bolaget inte lämna anbud på nuva­ rande underlag.
Kommunenanför. Somgrundförkommunensbestriclancleanförsiförsta
hand att det inte föreligger någon överträdelse av LOU. Förfrågningsunder-
I VÄSTERBOTTENS LÄN
   
 Sida 7 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
laget uppfyller lagens krav på transparens, förutsebarhet, prop01iionalitet och likabehandling. I andra hand anförs att bolaget i vart fall inte lidit eller ens riskerat att lida skada. Bolaget har inte inkommit med något anbud i upphandlingen. Därmed kan bolaget aldrig komma i fråga som leverantör varför bolaget inte heller kan anses lida någon skada. Om bolaget hade in­ kommit med anbud skulle det ha bedömts på samma sätt som andra an­ budsgivares anbud. Bolaget har inte gjort sannolikt att det lidit eller riskerar att lida skada genom kommunens agerande i upphandlingen. - Kommunen använder sig av en s.k. recluceringsmoclell vid utvärdering av det ekono­ miskt mest fördelaktiga anbudet. Anbudspriset reduceras med ett för varje kriterium i förväg definierat reduceringsbelopp. Hur stor reduceringen blir beror på hur väl anbudet svarar mot utvärderingskriterierna. Fördelen med modellen är att fasta reduceringsbelopp finns angivna i förväg och att inte anbuden sinsemellan påverkar slutresultatet. Modellen är för övrigt föror­ dad av Nämnden för offentlig upphandling (numera KonkmTensverket), se ärende med dnr 2004/0024-26. En grundläggande tanke med modellen är att endast de bästa anbuden ska få maximal poäng och därmed maximal
reducering. I vissa fall kan man ange förutsättningen för att uppnå en viss poäng i konkreta termer. I andra fall, där det mer handlar om att bedöma lösningar, ideer 111.111., görs en värdering i tre steg. Om det är frågan om en bedömning kommer de poäng som respektive anbud erhåller att motiveras skriftligen. Kommunen avser således att tillämpa en utvärderingsmodell som är ägnad att leda till ett rättvisande resultat, dvs. att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet antas. I förfrågningsunderlaget och i svar på frå­ gor har på ett utförligt och tydligt sätt angetts vilka omständigheter som kommer att tillmätas betydelse vid utvLircleringen av anbuden. Utvärde.. ringsmodellen uppfyller kraven på viktning. Principerna för poängsättning
och den inbördes viktningen av underkriterierna finns beskrivna i förfråg­ ningsunderlaget. Det kan i sammanhanget noteras att utvärderingsmodeller som är avsevärt mindre transparenta har godtagits i praxis, t.ex. den utvär­ deringsmodell som var föremål för Rcgcringsrättens bedömning i RÅ 2002
I VÄSTERBOTTENS LÄN
 
Sida 8 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
ref. 50 där den upphandlande myndigheten hade utvärderat och poängsatt underkriterier som inte hade redovisats i förfrågningsunderlaget. - Kom­ munen har i upphandlingen två huvudsakliga utvärderingskriterier vilka var ochenmotsvarar50procentavtotalreducering. Utvärderingskriteriernaär i sin tur uppdelade i unclerkriterier. Anbudsgivarna ska beträffande utvärde­ ringskriteriet "Återförsäljare och Beställningsprocess" beskriva vilka olika tillverkare inom PC, server och kommunikationsutrustning som kan erbju­ das. Kommunen har tydligt klargjort att elen kommer att lägga vikt vid det antal tillverkare som kan erbjudas. Detta unclerkriterium motsvarar 4 0 pro­ cent av utvärderingskriteriet "Återförsäljare och Beställningsprocess". Kommunen har vidare efterfrågat en beskrivning av anbudsgivarens erfa­ renheter som leverantör och hur anbuclsgivaren anser att en effektiv beställ­ ningsprocess ska se ut Avseende detta unclerkriterium har kommunen an­ gett att den kommer att lägga särskild vikt vid elektroniska förfaranden av­ seende beställning, leveransbesked och fakturering. Detta underkriterium motsvarar 20 procent av utvärderingskriteriet "Återförsäljare och Beställ­ ningsprocess". Vidare har kommunen angett att den kommer att utvärdera anbudsgivamas beställningsprocess och att det kommer att göras utifrån produktinnehåll, design, funktion och integrationsmöjligheter till kommu­ nens system. Detta unclerkriterium motsvarar 40 procent av utvärderingskri­ teriet"ÅterförsäljareochBeställningsprocess". Detandrahuvudsakliga utvärderingskriteriet är "Miljöprogram/logistik" som är indelat i underkrite­ rierna Grön IT (50 procent av utvärderingskriteriet) och effektivisering av logistik (50 procent av utvärderingsktiteriet). - Beträffande underkriteriet Grön I T ifrågasätter bolaget avsaknaden av definierade och mätbara krav. I förfrågningsunderlaget efterfrågas en beskrivning av anbudsgivamas kom­ petens inom området. Kommunen vill inte favorisera befintlig leverantör utan vill, genom en öppen utvärderingsfråga, fä övriga anbudsgivares syn på vad som driver deras arbete med Grön IT och deras egen förmåga och ideer inom området. Ambitionen är att öppna upp för anbudsgivama att genom egna beskrivningar konkurrera pc\ lika villkor. Bolaget hänvisar till
 I VÄSTERBOTTENS LÄN
  
Sida 9 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
sin egen ISO 1400I-certifiering vilken i och för sig har ett visst värde men utgör ett begränsat synsätt på detta utvärcleringskriterium. Det fim1s en mängd innovativa IT- och telekomlösningar som minskar miljöbelastningen inom en rad områden i samhället. Exempel 1x1 sådana lösningar är att ersätta fysiska resor, effektivisera och optimera transporter och möten, att styra och reglera processer inom industrin, miljövänligare datorer och digitaliserade ärendesystem som ska sätta stopp för pappersslöseri. Konnnunen förväntar sig att anbudsgivare presenterar icleer, kreativa förslag, kunskap om framti­ da miljöinsatser inom området. Att enbart ha ett skall-laav som tar sikte på viss ISO-certifiering är inte ändamålsenligt varför kommunen valt att an­ vända anbudsgivarnas eget miljöarbete som utvärderingskriterium. Det sak­ nas visserligen en allmängiltig definition av begreppet Grön IT men kom­ munens bestämda uppfattning är att leverantörer av IT-produkter normalt har en uppfattning om vad som menas med Grön IT. Kriteriet är tillräckligt
tydligt och förutsebart för att leverantörer som har ett genomarbetat miljö­ fokus ska kunna beskriva detta och kunna göra en rimlig uppskattning av hur detta kommer att värderas. - Vad gäller underkriteriet Tillverkare inom PC, server och kommunikationsutrustning har kommunen i Frågor och Svar angett att viss leveransvolym krävs för att kunna erhålla maximal poäng. Kommunens uppfattning är att även leverantörer som inte möter det kravet
har möjlighet att vinna upphandlingen. Detta underkriterium motsvarar en­ dast 40 procent av utvärderingskriteriet "Återförsäljare och Beställnings­ process" som i sin tur motsvarar 50 procent av det totala reduktionsvärdet. Även anbudsgivare som inte har levererat angivna volymer har möjlighet att tilldelas poäng i denna del, om än inte högsta poäng. Det fim1s således mycket goda möjligheter för en leverantör som levererat mindre volymer att vi1ma upphandlingen. Kommunens ambition har varit att så många som möjligt, både större och mindre, ska ha möjlighet att lämna anbud. Några volymkrav har därför inte uppställts som kvalificeringskrav. Kommunen är öppen för att anta även en mindre leverantör om denna leverantör har andra förtjänster än vana av att leverera stora volymer. Det är dock viktigt för
 I VÄSTERBOTTENS LÄN
 
Sida 10 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
kommunen att kunna väga hur väl anbuclsgivaren är förmögen att leverera vissa volymer mot andra för kommunen viktiga värden. Vidare ska angivna volymkrav ses mot de i svarsbilagan Prismall bedömda årsvolymerna av respektive produktgrupp. Mot bakgrund av elen volym som kommunen kommer att avropa har angivna volymkrav klar relevans. Det är rimligt att antagen leverantör ska kunna påvisa att man har kapacitet och rutiner att hantera stora volymer. Det är också av stort värde att man har väsentliga resurser så att inte hela företagets kapacitet gt'ir åt till kommunens behov. Vad gäller logistiken för hem-PC avviker den väsentligt från den normala logistiken för kommunens produkter. Leverans av hem-PC innehåller såda­ na speciella åtaganden som inte återfinns i leveranser till kommunens ar­ betsplatser. Det är därför kommunens uppfattning att meriter inom det om­ rådet inte är tillämpbara i denna upphandling. Vidare har kommunen avslu­ tat sina köp av hem-PC till anställda. - Det är av största vikt för kommunen att beställningar och fakturering av IT kan ske på ett smidigt och effektivt sätt med enkla kontrollfunktioner för uppföljning. Utvärderingskriteriet "Återförsäljare samt beställningsprocess" är ett led i kommunens strävan efter de1ma effektivitet och enkelhet och står i rimlig propmiion till det som upphandlas. Kommunen har efterfrågat leverantörernas egen beskrivning av hur det har lösts hos den enskilda leverantören. Det är orimligt att vänta sig att det finns en generallösning som kan utvärderas, utan det är den enskilda lösningen och leverantörens egna erfarenheter som är av vikt för kommu­ nen. Kommunen vill i denna del dra nytta av leverantörernas kunnande och iderikedom och inte klargöra exakt vad som ska rendera ett visst antal po­ äng. Upphandlingen avser leverans av IT. I detta ingår beställningsprocess. Inte enbart IT-produkter upphandlas utan en totallösning i vilken en enkel och effektiv beställningsprocess ingår, Utvärderingskriteriet ifråga är ägnat att leda till att syftet med kravet på enkelhet och effektivitet uppnås. - Vare sig LOU eller gemenskapsrätten innehåller ni\gra regler för hur en utvärde­ ringsmodell ska vara konstruerad eller hur anbuclsutvärderingen ska gå till. Det ankommer på den upphandlande myndigheten att i förfrågningsunder-
I VÄSTERBOTTENS LÄN
 
Sida 11 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
laget ange samtliga utvärcleringskriterier som kommer att påverka utvärde­ ringen. Regeringsrätten har i det tidigare nämnda avgörandet RÅ 2002 ref. 50 uttalat att det i LOU uppställda kravet på affärsmässighet och gemen­ skapsrättens krav på likabehandling, förutsebarhet och transparens får anses innebära att ett förfrågningsunderlag ska vara så klart och tydligt utformat att en leverantör på grundval av detta kan avgöra vad den upphandlande myndigheten tillmäter betydelse vid upphandlingen och att en utvärde­ ringsmodell ska vara så utformad att elen är iignad att leda till ett rättvisande resultat. Regeringsrätten uttalade vidare att clct måste anses tillräckligt att anbudsgivarna med utgångspunkt i förfrågningsunderlaget kan skapa sig en bild av möjligheterna att lägga ett konkurrenskraftigt anbud. En upphand­ lande myndighet har således mycket stor frihet när det gäller att välja vilken
utvärderingsmodell som ska tillämpas i en upphandling. Att det är på det sättet är också en nödvändighet för att en upphandlande myndighet ska kunna förverkliga sina målsättningar och visioner med det kontrakt som ska upphandlas.
Länsrättens bedöm11b1g
Bolaget anför sammanfattningsvis att utvärdcringskriterierna "Återförsälja­ re samt Beställningsprocess" och "Milj öprogram/logistik", trots k ommu­ nens kompletteringar i dokumentet "Frågor och svar", är otydliga och ode­ finierade beträffande vad som avses viircleras. Underlaget är enligt bolaget så vagt formulerat att kommunen utifrån inkomna svar i efterhand kan fast­ ställa k raven och därmed fritt välja leverantör.
Länsrätten noterar att syftet med upphandlingen främst synes vara att erhål­ la ett kompetent stöd i anskaffningsprocesscn beträffande PC, server, kom­ munikationsutrustning och tillbehör. Upphandlingen måste därför i huvud­ sak anses avse en sorts konsulttjänst. Det ligger i sakens natur att utvärde­ ringskriterierna vid upphandling av lrnnsulttiinster inte kan preciseras på
I VÄSTERBOTTENS LÄN
  
Sida 12 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
I VÄSTERBOTTENS LÄN
samma sätt som vid inköp av exempelvis varor. Tanken är just att dra nytta av konsultens kompetens inom ett visst omrftcle och ge denne möjlighet att utforma egna kreativa lösningar. Även med beaktande härav måste dock ett förfrågningsunderlag vara så klart och tydligt utformat att en leverantör på grundval av detta kan avgöra vad den upphandlande enheten tillmäter bety• delse vid upphandlingen och en utvärderingsmodell vara så utformad att den är ägnad att leda till ett rättvisande resultat, dvs. att det anbud som är ekonomisktmestfördelaktigtantas,jfrRÅ2002 ref 50.
Bolaget ifrågasätter bl.a. utformningen av unc\erkriteriet Grön IT och då främst avsaknaden av definierade och mätbara krav. Kommunen anför bl.a. att man har ambitionen att öppna upp för anbudsgivama att genom egna beskrivningar konkurrera på lika villkor. Som exempel på innovativa lös­ ningar som minskar miljöbelastningen anges i yttrande till länsrätten att ersätta fysiska resor, effektivisera och optimera transpmier och möten, att styra och reglera processer inom industrin, rn iijövänligare datorer och digi­ taliserade ärendesystem. Länsrätten noterar att utöver vad som angetts i förfrågningsunderlaget har kommunen gett viss ytterligare information i dokumentet "Frågor och svar" (fråga 5 och 18) samt begärt in referenser från anbudsgivama för bedömning av deras satsningar inom det ekologiska området. Det är förvisso lovvärt att stimulera och uppmuntra anbudsgivar­ nas miljöarbete. Förfrågningsunderlaget måste dock vara så pass klart och tydligt utformat att anbudsgivaren kan utläsa vad som avses tillmätas bety­ delse och kan skapa sig en bild av möj ligheterna att lägga ett konkurrens­ kraftigt anbud. Vad gäller Grön IT ges i förfd1gningsunderlaget och doku­ mentet "Frågor och svar" mycket begränsad information om vad som avses ha betydelse vid värderingen. Vidare bör påpekas att EG-direktivet (2004/18/EG) visserligen medger att upphandlande myndigheter även kan ställa miljökrav som utvärderingskriterier vid offentlig upphandling, men kriterierna måste vara kopplade till föremålet för upphandlingen (se artikel 53.1 a i direktivet och 12 kap. 1 § LOU samt förarbetena till lagen, prop.
    
LÄNSRÄTTEN
I VÄSTERBOTTENS LÄN
2006/07: 1 28, del 1 s. 1 98). Med hiinsyn till elen vaga utformningen av krite­ riet och vad kommunen anfört i länsrlitten är det tveksamt om kriteriet kan anses vara kopplat till föremålet för upphandlingen. Härutöver tillkommer problematiken att det är oklart om även tillverkarnas miU öarbete vid fram­ ställningen av produkter avses beaktas. Kom munens svar på fråga 5 i do­ kumentet "Frågor och svar" tyder närmast på att så är fallet. Anbudsgivarna kan dock inte förväntas råda över tillverkarnas miljöarbete eller ha en detal­ jerad inblick i samtliga tillverkares miljöarbete. Det är vidare oklart vilka tillverkare som kommer att anlitas. Vid inköp av produkter kommer, såvitt får förstås, en konkurrensutsättning bland anbudsgivarens nätverk av till­ verkare att göras. På grund av det :r nförda finner länsrätten att utformningen av underkriteriet Grön IT måste anses strida mot bl.a. principen om förutse­ barhet och därmed även mot bestämmelserna i 1 kap. 9 § LOU.
Härmed uppkommer frågan om kommunens agerande medfört att bolaget lidit eller kan komma att lida skacb. Det är i förevarande mål fråga om bris­ ter i förfrågningsunderlaget. Bolaget anför att det mot bakgrund av skälen för ansökan om överprövning inte kunnat lämna anbud på nuvarande under­ lag. Det är oklart om bolaget hade kunnat utforma ett konhmenskraftigt anbud om inte bristerna hade funnits. Skadebeclömningen blir därför av hypotetisk art. Länsrätten finner vi d en sådan bedömning att bristerna med­ fört att bolaget kan komma att lida skada.
Grund för åtgärder enligt 1 6 kap. 2 § LOU fi:.i religger således. Länsrätten kan enligt nämnda bestämmelse besluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rlittelse gj orts. Med hänsyn till att i må­ let aktuella felaktigheter hänför sig till förfdtgningsunderlaget måste upp­ handlingen göras om.
Med hänsyn till att upphandlingen mi'lste göras om finns anledning att även behandla vad som i övrigt förts fram av bol;1gct.
Sida 13 759-08 E
   
Sida 14 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
I VÄSTERBOTTENS LÄN
Vad gäller underkriteriet Tillverkare inom P C , server och kommunikations­ utrustning har kommunen i dokumentet Frågor och svar angett att viss leve­ ransvolym krävs för att kunna erhålla maximal poäng. Bolaget ifrågasätter 61.a. den stora volym som krävs för att erhålla maximal poäng. Mot bak­ grund av vad som anförs av kommunen finner länsrätten att kommunen måste anses ha skäl för att värdera anbudsgivare som har vana av att hante­ ra stora volymer och att kravet måste anses vara relevant för upphandling­ en. Länsrätten filmer inte heller anledning att ifrågasätta kommunens skäl för att inte medräkna hem-P C i nämnda volymer.
Länsrätten finner vidare att underkriterierna Beställningsprocess respektive Beställningswebb är tillräckligt tydligt utformade för att en anbudsgivare i branschen utifrån angiven information ska kunna förstå vad som avses till­ mätas betydelse vid utvärderingen. Vad gäller Beställningswebb anges i förfrågningsunderlaget följande: För att utvärdera detta kommer kommunen gå på referenser, egna erfarenheter och vid behov tester. Länsrätten noterar att såvida referenser från andra uppdragsgivare tillmäts lika värde och beak­ tas på motsvarande sätt som egna erfarenheter torde inte vad som anges om egna erfarenheter strida mot icke-diskrimineringsprincipen. Vad gäller egna tester kan på motsvarande sätt noteras att såvida sådana tester görs på ett objektivt sätt och inte missgynnar vissa anbudsgivare bör de vara förenliga med LOU och gemenskapsrättens principer.
Sammanfattningsvis finner länsrätten således att förfrågningsunderlaget beträffande underkriteriet Grön IT uppvisar sådana brister att det inte kan anses förenligt med bestämmelserna i 1 kap. 9 § LOU och att bolaget till följd härav kan komma att lida skada. Upphandlingen ska därför göras om.
   
Sida 15 LÄNSRÄTTEN DOM 759-08 E
I VÄSTERBOTTENS LÄN DOMSLUT
Länsrätten beslutar att upphandlingen ska göras om. HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilnga 4 (Dv 3109/l c)
/)1·· i)
:// II
11
�/.11 I
 Leif/Lars'011
         �v</ [lvt/Vk-

 gU lll I i
p:/c�.1-� I .J
 1.0 SVARSBILAGA UTVÄRDERING
Denna bilaga innehåller samtliga utvärderingskriterier (förutom pris, se prisbilaga) för denna upphandling. Besvara frågorna i svarsrutan. När du skriver i denna ruta "växer" svarsrutan så att texten får plats. Om du av någon anledning inte kan använda denna bilaga när du besvarar anbudet ska texten i svarsrutan vara en referens till svaret i ditt eget dokument.
2.0 UTVÄRDERINGSKRITERIER
Nedanstående kriterier kommer att bedömas enligt definitionerna för poängsättning och beräkning :
2. 1 UV 1 ÅTERFÖRSÄLJARE SAMT BESTÄLLNINGSPROCESS
• Reducering med 1.500.000 kr vid full poäng • 50 % av total reducering
2.1.1 Uv 1.1 med inbördes vikt på 400/o
Beskriv vilka olika tillverkare inom PC, Server och kommunikationsutrustning ni kan erbjuda Umeå kommun. Kommunen kommer att lägga vikt på dels antalet tillverkare men även vilka tillverkare. Kommunen kommer också värdera Återförsäljarens relationer och status hos respektive tillverkare.Tillverkare som kommunen idag har utrustning från väger höger än helt nya tillverkare.
2.1.2 Uv1.2medinbördesviktpå200/o
Beskriv era erfarenheter som leverantör och hur ni ser att en effektiv beställningsprocess ska se ut. Kommunen lägger stor vikt på elektroniska förfaranden avseende exempelvis beställning, leveransbesked och fakturering.
SVARSBILAGA UTVÄRDERING
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR 08013
     [Skriv ditt svar här]
        [Skriv ditt svar här]
  2.1.3 Uv 1.3 med inbördes vikt på 40%
Kommunen kommer under detta kriterium att värdera Leverantörens Beställningswebb. Värderingen sker utifrån, Produktinnehåll (Vilka tillverkare/distrubrutörer ni samarbetar med), design, funktion (ex. attest funktioner) och integrationsmöjligheter till kommunens system. För att utvärdera detta kommer kommunen gå på referenser, egna erfarenheter och vid behov tester.
 
 U 111. l 1
SVARSBILAGA UTVÄRDERING
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR 08013
 llCIMMOIl
   [Skriv ditt svar här]
   2.2 UV 2 MIUÖPROGRAM/LOGISTIK
• Reducering med 1.500.000 kr vid full poäng • 50 % av total reducering
2.2.1 Uv 2.1 med inbördes vikt på 50%
 Beskriv hur långt ni som leverantör har kommit avseende "Grön IT" och hur detta kan avspeglas på kommunen och vårt miljöfokus.
2.2.2 Uv 2.2 med inbördes vikt på 50%
Beskriv hur ni kan hjälpa kommunen att effektivisera logistiken och vilka troliga miljökonsekvenser ert förslag kan ge.
   [Skriv ditt svar här]
    [Skriv ditt svar här]
   
 g -�LANS�l
CDM.Ei
/
1.0
REFERENSER FÖR BEDÖMNING AV BESTÄLLNINGSWEBB
Ume� kommun kommer att göra en samlad värdering av anbudsgivarens beställningswebb. För att säkra den bedömningen skall anbudsgivare lämna minst fem kundreferenser som kommunen kan kontakta. Kundreferenserna ska idag vara användare av offererat beställningssystem. Ange kundnamn, kontaktperson och telefonnummer.
2.0
REFERENSER FÖR BEDÖMNING AV "GRÖN IT"
Umeå kommun kommer att göra en samlad värdering vad anbudsgivarens åstadkommit inom "Grön IT". För att säkra bedömningen skall anbudsgivare lämna minst 3 kundreferenser som kommunen kan kontakta. Kundreferenserna ska ha beröring med anbudsgivarens särskilda satsningar inom det ekologiska omr�det. Ange kundnamn, kontaktperson och telefonnummer.
VÄSTERBQTTE,.�<; !J\�; ,,
SVARSBILAGA REFERENSER
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR 08013
lnk. 2008 -04- 2 8 Måtnr
    [Skriv ditt svar här]
     [Skriv ditt svar här]
     
I
// 0 IUME.Il.
lllMIIUIII
I LJll\Ni::ii"'IPIl Iil;;;l'ij l ,. • ,, VÄSTERBOTTf.NS ! l� �-
   2008 -04- 2 8
Aldhll
FRÅGOR OCH SVAR
lnk
Målnr
Rotel
FRÅGOR OCH SVAR
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR DNR: 08013
 Upphandlingen består av ett antal dokument. Dessa dokument är versionshanterade i detta dokument. Det innebär att alla framtida förändringar i upphandlingens dokument kommer att noteras här.
 Syfte
Av detta dokument framgår i vilket dokument som eventuella förändringar skett samt på vilken sida.
Eventuella frågor från leverantörer under pågående upphandling kommer att basvaras i detta dokument.
Syftet är alltså att göra det lätt att skilja mellan ny och föråldrad information.
ÄNDRING I DOKUMENT
Frågor och svar nr 1-9
        Prismall
Frågor och svar nr 10 - 22
Prismall
Version 2 Version 3
2008-04-14 2008-04-21
2008-04-21
Reviderad prismall
Reviderad prismall. Ny prismall måste hämtas för rätt version på svarsmallen.
Tillkommande svarsmall Tillkommande svarsmall
Reviderad svarsbilaga kvalificering. Ny mall måste hämtas för rätt version på svarsmallen.
Svarsbilaga Referenser
Svarsbilaga Produkt- och volymförsäkran
Svarsbilaga Kvalificering
Sk 19 Nytt
2008-04-21 2008-04-21
2008-04-21
j
r
   FRÅGOR OCH SVAR
1 . När vi skall besvara de typkonfigurationer Ni angett, skall vi då välja ut en tillverkare och samtidigt ange att vi kan leverera samma konfiguration från ett flertal andra, eller skall typkonfigurationen anges för var och en av de tillverkare vi kan leverera?
1 . De produkter som anbudslämnaren offererar skall uppfylla ställda krav enligt bilagan "produkter och tjänster" avsnitt 1 .0 - 1 .3. Den stationära respektive den bärbara PC som offereras anges prismässigt i "prisbilaga".
     2. PC, Server och Tillbehör - Krav på tjänster Punkt 3.2 lmageinstallation
Ska lmageinstallation ingå i Funktionsinstallation "Liten" eller "Stor'' eller kanske båda?
Det framgår inte om pris för imageinstallation ska anges separat eller inkluderas i annat pris .
2. lmageinstallation skall ingå i liten och stor funktionsinstallation och vara inräknad i priset. I funktionsinstallation "stor'' skall samtliga delar i funktionsinstallation "liten" ingå. Kommunen skall ha möjlighet att frångå imageinstallationen om så önskas.
   Ume� Kommun 08013
1(9)

gJU M E i
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR
IO.lilMUPil
Umeå Kommun 08013
FRÅGOR OCH SVAR DNR: 08013
          3. Svarsbilaga kvalificering Punkt SK 4.1 Angivna produkter i detta anbud ska vara fasta enligt Upphandlingsföreskrifterna punkt 3.5. För vilka produkter kommer omvänd elektronisk auktion att
tillämpas?
4. Svarsbilaga kvalificering Punkt SK 5. 1
Komplett beskrivning av offererade produkter går bra, men att få med serienummer i denna beskrivning i anbudet kan bli svårt. Accepterar ni att serienummer stryks i denna punkt?
5. Svarsbilaga Utvärdering Punkt 2.2.1 Vad specifikt avser ni med "Grön IT"?
6. Prisbilaga PC 2008
Stämmer det att vi under Pris/st anger offererat kundpris inklusive påslag?
7. Upphandlingens rubrik är "PC, Server och Tillbehör", men ingen server finns specificerad i tex "Krav på produkter''. Förtydliga gärna avseende Servrar.
8. PC, Server och Tillbehör - Krav på Tjänster Punkt 3.1 Vad är leveransställe för "leverans till slutanvändare"?
9. Svarsbilaga kvalificering punkt Sk 1 7.1 . Varför skall priserna
vara gällande fram till 2008-1 0- 31 på de aktuella datorerna i prisbilagan?
1 0. Varför har priset på produkterna relativt liten vikt och "mjuka värden" relativt stor vikt i denna upp�1andlinq?
3. Umeå kommun beslutar senare under avtalstiden vilka produkter som kommer att användas i omvänd elektronisk auktion. Auktionen är ett av flera sätt att avropa större kvantiteter utrustning.
4. Med serienummer menar kommunen i detta fall tillverkarens artikelnummer.
5. Här efterfrågar kommunen en beskrivning av leverantörens miljöfokus och hur detta kan avspeglas eller ge nyttig miljöeffekt för Umeå kommun. Med Grön IT avser kommunen att produkter och tjänster som används skall ha så liten miljöpåverkan som möjligt ur ett livscykelperspektiv.
6. Offererat kundpris i prisbilagan skall anges exklusive påslag.
7. Avrop av servrar kommer att ske inom ramen för denna upphandling. Dessa kommer att
in köpas i samråd med leverantör. Serverinköp är unika vid varje tillfälle och specificeras därför inte i prisbilaga.
8. I funktionsinstallation "liten" skall leverans ske till av kommunen anvisad plats. Detta kan medföra att leveransen sker direkt till en enhet eller skola ute på någon av kommunens verksamheter eller att leveransen sker centralt till IT och Telefoni.
9. Offererade datorer skall kunna beställas omgående efter att leverantör antagits. Dessa datorer skall således kunna avropas från c.a 1 juni - 31 okt om kommunen så önskar.
            1 0. Av våra upphandlingsföreskrifter punkt 1 framgår att vi, och även Gartner Group, har en uppfattning att själva produktkostnaden är en mindre del av den totala kostnaden för vår IT-
  2(9)

 g111 M E i
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR
,1 a 111 111 u Jlil
FRÅGOR OCH SVAR DNR: 08013
     relaterade verksamhet. Dessutom vet de flesta att priser på PC, servrar mm förändras snabbt över tid och att teknisk utveckling fort gör dagens standard om.odern. Det innebär att ett anbudspris idag på stora volymer hårdvara snabbt skulle bli inaktuellt och inte intressant under en avtalsperiod på flera år.
Vi behöver en återförsäljare (ÅF) som är ett kompetent stöd i vår anskaffningsprocess. Vi efterfrågar en ÅF som har en bred kompetens, stora resurser, dokumenterad erfarenhet av volymleveranser (ej hempc) och förmåga att finna smarta lösningar för våra behov. Här söker vi den bäste ÅF för att med dennes hjälp spara pengar under avtalstiden. Ett gott samarbete under flera år förutsätter att kommunen känner tilltro till och har förtroende för den valde återförsäljarens förmåga att uppfylla kommunens framtida krav. Krav som formas av framtida utveckling och som inte kan preciseras till fullo idag. En bild av hur ett sådant förtroende skall kunna utvecklas är att låta anbudsgivaren beskriva hur man arbetar med de frågor kommunen anser viktiga. I den mån kommunen har egen erfarenhet av anbudsgivaren underlättas naturligtvis denna bedömning. Vi anser att det är riktigt att i utvärderingen lämna utrymme för olika anbudsgivare att presentera vad man kan och beskriva sin erfarenhet. Vi menar att anbudsgivaren på så sätt också visar sin förmåga att inte bara välja svar utifrån begränsade alternativ utan ges möjlighet att beskriva varför kommunen skall välja just detta anbud/denne anbudsgivare. Beskrivningen ska naturligtvis vara anpassad till anbudsgivarens nuvarande verksamhet och inte en fiktion. Vid behov kommer vi att begära att anbudsgivaren kan verifiera det man påstår att man gör/kan.
      Ume� Kommun
08013 3(9)

g111 111 E i
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR
IDIIIIUli
Beskriv vilka olika tillverkare inom PC� Server, skrivare och kommunikationsutrustning ni kan erbjuda Umef!i kommun. Kommunen kommer att lägga vikt pf!i dels antalet tillverkare men även vilka tillverkare. Kommunen kommer ocksj värdera Aterförsäljarens relationer och status hos respektive tillverkare. Tillverkare som kommunen idag har utrustning frjn väger höger än helt nya tillverkare.
1 1 . 1 poäng: AF som inte når nivå 1 eller 2, men som ändå kan räknas som en acceptabel ÅF
FRÅGOR OCH SVAR DNR: 08013
  De frågor vi fått från en leverantör är grupperade under respektive utvärderingskriterium. I flera fall finns flera frågor under samma kriterium. Notera också tillkommande parametrar för bedömning under Uv 1.1 kriteria (övriga oförändrade).
Uv 1.1 med inbördes vikt på 40 0/o
1 1 . "Hur avser kommunen prioritera och därmed viktsätta de olika tillverkarna samt vilken vikt läggs på mixen av tillverkare, samt hur viktsätts olika sammansättningar av tillverkare?"
   2 poäng: ÅF som idag kan leverera minst 6 pc- fabrikat varav följande fabrikat ingår: HP, Lenovo och Fujitsu-Siemens samt m inst 3 server-fabrikat varav följande fabrikat ingår: HP, IBM samt minst 2 switch-fabrikat varav en från Cisco samt skrivare från Lexmark och HP
3 poäng: ÅF som idag kan leverera minst 8 pc- fabrikat varav följande ingår: HP, Lenovo, Fujitsu-Siemens och Del! samt minst 4 server- fabrikat varav följande fabri kat ingår: H P , I B M och Fujitsu-Siemens samt m inst 2 switch-fabrikat varav en från Cisco samt skrivare från Lexmark och HP
  1 2. "Vilka kriterier har man för att värdera en ÅF's status/relation? Mäter man i t.ex. största beställningsvolym? Antal certifikat utfärdade av en tillverkare, gjorda leveranser av aktuell tillverkare? Om det är storleken som spelar en avgörande roll - innebär det då att bara en riktigt stor spelare kan få högsta poäng och därmed kan en mindre aldrig uppnå maxpoäng."
Med uttrycket "idag" menas situationen vid anbudsdagen. Anbudsgivaren skall redovisa sina leveransmöjligheter i särskild svarsbilaga. Lämnas uppgifter, som vid kontroll visar sig vara felaktiga, diskvalificeras anbudet.
1 2. Vi kommer att bedöma en AF:s status/relation utifrån olika aspekter. En bedömningsgrund är vilken volym av efterfrågade produkter man levererat till verksamhet liknande en kommun/landsting/ statlig myndighet. Ju större volym desto högre blir poängen. Det är välkänt att just volymfrågan tillsammans med kompetens ger en ÅF viss
status hos leverantörerna. En status som i sin tur ger fördelar till kommunen. En annan bedömningsgrund som påverkarstatusen är de olika certifikat och utmärkelser som ÅF fått. Ju högre rang desto högre blir poängen. Olika leverantörer kallar sina certifieringar olika. Därför använder vi ett gemensamt begrepp = "högsta".
4(9)
 Leveransvolymer under 12erioden 2007-01 -01 - 2008-04-01 (exkl hempc)
1 poäng: ÅF har levererat mindre än angivet under 2 poäng.
   Umeå Kommun 08013

;
I/'/ g 111MEi
IDMIIUM
'
 FRÅGOR OCH SVAR
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR DNR: 08013
   2 poäng: AF har levererat minst 2000 Pc, 50 Servrar, 50 switchar och minst 50 skrivare med inbyggt nätverkskort
3 poäng: ÅF har levererat minst 5000 Pc, 1 00 Servrar, 1 00 switchar och m inst 1 00 skrivare med inbyggt nätverkskort
Anbudsgivaren skall redovisa sin försäljning under angiven tidsperiod så att det klart framgår vilken poäng man erhåller. Anbudsgivaren skall redovisa sina leveransvolymer i särskild svarsbilaga. Lämnas uppgifter, som vid kontroll visar sig vara felaktiga, diskvalificeras anbudet.
Status hos leverantörer
 Intyg/certifikat skall vara utfärdade av tillverkaren för svenska marknaden. Bevis på åberopad status skall lämnas som en del av anbudet.
1 poäng: ÅF kan redovisa färre "högsta" status än vad som krävs för 2 poäng nedan.
2 poäng: ÅF kan redovisa m inst 2 "högsta" status Pc-leverantör från två av Lenovo, HP eller Fujitsu-Siemens. Minst 1 serverleverantör "högsta" från IBM, HP eller Fujitsu-Siemens, switch-leverantör "högsta" från Cisco och minst 1 skrivarleverantör "högsta" från Lexmark alternativt HP.
 3 poäng: ÅF kan redovisa minst 2 "högsta" status Pc-leverantör från två av Lenovo, HP eller Fujitsu-Siemens. Minst 2 serverleverantör "högsta" från IBM, HP eller Fujitsu-Siemens, switch-leverantör "högsta" från Cisco och skrivarleverantör "högsta" från Lexmark och HP.
Anbudsgivaren skall redovisa sin status genom att till anbudet bifoga bevis för att lämnade uppgifter stämmer. Lämnas uppgifter, som vid kontroll visar sig vara felaktiga, diskvalificeras anbudet.
     1 3. "Vi finner inte beskrivet vilka tillverkare som kommunen idag har eller vilka man då föredrar. Hur, utifrån befintligt läge av tillverkare, avser man vikta dessa inbördes? Hur viktas "högre" för befintliga relativt, nya tillverkare?"
1 3. Vårt nuvarande sortiment består i huvudsak av Lenovo, HP, Dell och Fujitsu-Siemens på PC,
IBM på server, Cisco på switchar, Lexmark och HP på skrivare. I övrigt se svar på fråga 1 1 och 1 2.
Poängen som erhållits enligt ovan beskrivna delmoment Uv 1.1 summeras för respektive anbudsgivare enligt följande:
 8-9 poäng ger betyget 2; stort mervärde med reduceringsvärde 600 tkr 6-7 poäng ger betyget 1 ; mervärde med reduceringsvärde 300 tkr under 6 poäng ger betyget 0; acceptabelt, ger inget reduceringsvärde
 Ume� Kommun 08013
5(9)

 g111 M E i
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR
101ftM111!1
FRÅGOR OCH SVAR DNR: 08013
  Uv 1.2 med inbördes vikt på 20 0/o
Beskriv era erfarenheter som leverantör och hur ni ser att en effektiv beställningsprocess ska se ut. Kommunen lägger stor vikt p§ elektroniska förfaranden a vseende exempelvis beställning, leveransbesked och fakturering.
1 4. "Avser frågan en i alla delar optimerad p rocess utan tanke på kostnader och/eller genomförande- sannolikhet - alltså en målbild. Eller är avsikten att anbudsgivaren skall beskriva en modell som kan implementeras och driftsättas direkt i samband med en vunnen tilldelning? I det senare
fallet, som vi tror avses, efterfrågar vi mer information om vilka existerande system och rutiner anbudsgivaren skall förhålla sig till! Så att man som anbudsgivare utifrån det kan beskriva en uppfattning om en effektiv beställn ingsprocess utifrån erfarenheter samt en av kommunen angiven nulägesbeskrivni�g."
15. "Vad innebär "stor vikt'' i termer av kvantifierbara mätetal? Är det helhet och/eller delmomenten och vad är vikten på respektive delmoment. Finns det ett plusvärde och i så fall vilket om alla är adresserade?"
  1 4 och 1 5. Nulägesbeskrivningen framgår av de handlingar som ingår i vår inbjudan samt i lämnade kompletteringar i form av frågor och svar. Anbudsgivarens svar på vår öppna fråga är att utifrån de egna erfarenheterna delge oss sin uppfattning och krav på effektivast möjliga beställningsprocess. Vi förväntar oss att en kompetent anbudsgivaren har erfarenhet av denna typ av arbete och därför kan beskriva hur man arbetar med kunder av Umeå kommuns
 storlek och komplexitet. Självklart kan man inte lämna en optimerad process utan tanke på kostnad och/eller genomförandesannolikhet.
Umeå kommunen har varit föregångare för elektronisk handel och avser även framöver att flytta fram positionerna inom ramen för denna upphandling. Vår erfarenhet har visat på de praktiska problem som finns i den yttre kedjan från beställning till fakturering. Här kan genomarbetade och funktionella elektroniska rutiner erbjudna av ÅF ge stöd för alla typer av information som behöver kommuniceras. Vi sätter stor vikt vid att den ÅF som blir kommunens samarbetspart kan redovisa praktisk erfarenhet av fungerande elektroniska beställningar ordersvar och fakturor enligt SFTI (EDIFACT FULLTEXT eller SVEFAKTURA BASIC INVOICE).
 Bedömningen av anbuden på denna punkt sker enligt vad som angivits i bilagan Upphandlingsföreskrifter 4.3.2 Poängsättning.
        Umeå Kommun 08013
6(9)

 gJU M E Å
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR
lQllllllUN
Uv 1.3 med inbördes vikt på 40 %
Kommunen kommer under detta kriterium att värdera Leverantörens Beställningswebb. Värdering sker utifr§n, ProduktinneM/1 (Vilka tillverkare/Distributörer ni samarbetar ni med), design, funktion (ex. attest funktioner) och integrationsmöj!igheter till kommunens system. För att utvärdera detta kommer kommunen g§ p§ referenser, egna referenser och vid behov tester.
Bedömningen av anbuden på denna punkt sker enligt vad som angivits i bilagan Upphandlingsföreskrilter 4.3.2 Poängsättning.
FRÅGOR OCH SVAR DNR: 08013
   1 6. "Efter vilka kriterier kommer man att poängsätta, t.ex. design. Det är centralt att veta vad som gäller, liksom i övriga punkter, vad kommunen har för förväntningar som då redovisas och att man som presumtiv leverantör vet vad man kommer att utvärderas på, och därmed kunna redovisa i vilken grad man, med föreslagen lösning fyller kraven."
1 7. "Hur säkerställer
kommunen att denna utvärdering sker på ett balanserat sätt då kom m unen inte begärt in referenser och vad dessa skall relateras till. Medges vi biträda om kommunen ser behov av det och hur skall ett sådant test genomföras för att lämna ett representativt svar. "Egna erfarenheter" kan av en idag icke befintliga leverantör, utan en definierad kravbild, uppfattas som ett otillbörligt försteg för idag befintlig leverantör."
   16 och 17. Vi kommer att göra en samlad värdering av anbudsgivarens beställningswebb utifrån: effektiv användning, tydlig navigation, enhetlig layout, logik i inmatningsdialoger, användar-gränssnitt, användarvänlighet och grafiska element. ÅF skall beskriva den egna beställningswebben och därvid delge oss sin uppfattning om effektivast möjliga beställningsförfarande för kommunen. Vi
kommer, vid behov, att pröva anbudsgivarens web för att bedöma dess funktion och i användarvänlighet. Detta prov görs av kommunens anställda. Vår bedömning görs utan medverkan av anbudsgivaren.
För att ytterligare säkra bedöm n ingen av leverantörens beställningswebb skall kontakter med referenskunder kunna tas. Därför skall leverantör lämna referenslista på minst fem kunder som använder offererat beställningssystem. Se ny "svarsbilaga referenser''.
     Umeå Kommun 08013
110,

 gU M E J1.
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR
ICDMlW 111
Umeå Kommun 080 13
 Uv 2.1 med inbördes vikt SO %
Beskriv hur l§ngt ni som leverantör kommit avseende "Grön IT" och hur det kan
avspeglas p.§ kommunen och v.§rt miljöfokus.
Bedömningen av anbuden på denna punkt sker enligt vad som angivits i bilagan Upphandlingsföreskrifter 4.3.2 Poängsättning.
Uv2.2 med inbördes vikt SO 0/o
Beskriv hur ni kan hjälpa kommunen att effektivisera logistiken och vilka troliga miljökonsekvenser ert förslag kan ge.
FRÅGOR OCH SVAR DNR: 08013
  18."Hurdefinierarkommunen vad "Grön IT" är så att man på ett kvantifierbart och odiskutabelt sätt kan redovisa att man som leverantör fyller det definierade begreppet mer än någon annan. Vi kan inte finna en allmänt definierad standard av begreppet - vilket man kan uppfatta när man läser skrivningen. Kort uttryckt saknar vi kommunens definition i termer av skall och bör krav och dess poängsättning, trots det svar som lämnas i komplettering av 080414."
18. Videlarfrågeställarens uppfattningatt"Grön IT" inte till fullo är definierad till sitt innehåll. Däremot är det ett begrepp som är vanligt förekommande inom IT-sektorn och har accentuerats på senare tid när miljöfrågorna blir allt viktigare. En enkel sökning på begreppet via Internet (Google) ger drygt 2 200 000 träffar. Vi anser att en progressiv ÅF som är i fas med tiden
Även här ger vi utrymme för anbudsgivaren att presentera vad man gjort inom det ekologiska området. Vi fullföljer alltså möjligheten för en framstående leverantör att presentera sina egna lösningar som vi också värderar. Vi begär att man kan verifiera det man beskriver via referens. Se ny "svarsbilaga referenser''.
    självklart har en strategi för "Grön IT".
  1 9. "Exakt vad menas med detta krav och vilka kriterier ligger till grund för poängtilldelning. I vilket perspektiv skall logistik relativt miljökonsekvenser ses? Stora delar ligger ju hos tillverkarna och om man tolkar frågorna ovan vänder sig kom m unen till återförsäljare och inte tillverkare i denna förfrågan. Givet att dft resonemanget är riktigt kan
1 9. En AF samarbetar normalt med en eller ett par distributörer. Det finns även andra logistiska lösningar. I vissa fall kan en ÅF påverka logistikkedjan från leverantören till beställaren, i andra fall är ÅF:s påverkan mer begränsad. Vi vill att ÅF beskriver hur logistiken fungerar från den normale distributören. Vi vill veta vad ÅF kan påverka och vilka fördelar kommunen får genom ÅF:s logistikupplägg. Vi efterfrågar även en beskrivning av den lokala logistiken i närområdet och de troliga lokala miljökonsekvenserna utifrån olika insatser från ÅF's sida.
      man ju inte i detta moment lyfta fram olika tillverkares fördelar för val av tillverkare skall ju enligt vad kommunen angivit på annat ställe kunna avgöras genom auktionsförfarande. Är det då själva transporterna, nationella/lokala samtransporter, möjlighet leverans oemballerat i t.ex. skåp. Vi önskar ett förtydligande vad komm unens definierade förväntan är för att förstå hur vi skall möta kommunens definition av "Grön IT". Finns det mer eller mindre
  8(9)

 gIU M E i
PC, SERVER OCH TILLBEHÖR
IQIIIIIU!i
FRÅGOR OCH SVAR DNR: 08013
    viktiga delmoment förstå var kommer logistik in enligt kommunens definition."
  Bedömningen av anbuden på denna punkt sker enligt vad som angivits i bilagan Upphandlingsföreskrifter 4.3.2 Poängsättning.
   20. Det sammantagna reduceringsbeloppet från utvärderingskriterierna kan enligt Er utvärderingsmodell, såsom Ni har beskrivit den, medföra att anbudssumman reduceras till O kr. Är det rätt uppfattat?
20. Vår modell för utvärdering av anbud bygger på reduceringsmodellen. Resultatet av utvärderingens bedömda kriterier kan innebära att anbudsgivares utvärderingspris kan bli nära eller mindre än noll kr. Detta är förklarat i upphandlingsföreskrifterna avsnitt 4.3.
21 . Utöver det har vi också en fråga vad tanken är bakom att i prisbilagan lägga vissa minimivärden vilka man inte kan underskrida.
21 . Prisbilagan i version 3 skall inte innehålla dessa minimivärden däremot sker kontroll att priskolumnen anges med ett pris > 0 kr.
22. PC, Server och tillbehör, punkt 3.2. 1 Funktionsinstalla- tian, Liten:
Mac adress - vad ska göras med den?
Serienummer - vad ska göras med det?
Leveransdatum (garantidatum) vad ska göras med det?
Modell - vad ska göras med den?
Stöldmärkningsnummer tar ni fram det eller leverantören, vad vill ni ska göras med det?
22. Informationen som anges skall sammanställas och löpande levereras på fil till vår IT-enhet i samband med leveranser. Garantidatum utgår. Stöldmärkning ska ingå i leveransen och bestå av petsäker etikett med löpande nummerserie.
      Umeå Kommun 08013
9(9)