LÄNSRÄTTEN I GÄVLEBORGS LÄN DOM 2008-12-18 Meddelad i Gävle Målm 2108-08 E Rotel 4 Sida 1 (7) SÖKANDE Mashie AB, 556650-8023 Gasverksgatan 1 222 29 Lund 2000 -12- 2 2 J Överprövning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) BAKGRUND Kommunalförbundet Inköp Gävleborg (nedan Inköp Gävleborg) inbjöd enligt ett förfrågningsunderlag den 15 oktober 2008 anbudsgivare att senast den 11 november 2008 lämna anbud i en upphandling avseende "IT-stöd för Kostavdelningen i Söderhamns kommun", ärendenummer 2008-2287. Genom tilldelningsbeslut den 24 november 2008 har FOODit Kostsystem AB tilldelats kontraktet med motiveringen att antagen leverantör har in­ kommit med det lägsta anbudet. Upphandlingen genomförs som en förenk­ lad upphandling enligt 15 kap. LOU. YRKANDEN M.M. Mashie AB (bolaget nedan), som lämnat anbud (anbud 1, länsrättens anm.), ansöker om överprövning av den aktuella upphandlingen och yrkar att läns­ rätten skall förordna att utvärderingen alternativt upphandlingen görs om. Bolaget yrkar vidare att länsrätten skall fatta interimistiskt beslut om att upphandlingen inte får avslutas innan något annat har beslutats. Till stöd för sin ansökan anför bolaget följande. Prövningen av anbuden har skett i tre steg där de anbudsgivare som blivit godkända i steg 1 och steg 2 går vidare till utvärderingsfasen där anbudet med lägst pris kommer att an- MOTPART Kommunalförbundet Inköp Gävleborg, 222000-2311 826 80 Söderhamn SAKEN Dok.Id 40419 Postadress Box 1093 801 35 Gävle Besöksadress Lantmäterigatan 4 Telefon Telefax Expeditionstid måndag - fredag 09:00-12:00 13:00-15:00 026-17 67 00 E-post: lansrattenigavleborg@dom.se 026-17 68 90, 026- 17 68 91 Sida 2 LÄNSRÄTTEN I DOM 2.108-08 tas. Samtliga anbudsgivare har blivit godkända i steg 1 och steg 2 varvid återstår prisutvärderingen i steg 3. Vid denna prövning saknas eller har föl­ jande utelämnats a) I utvärderingen för anbud 2 är årskostnaden för år 2 och år 3 satta till 0 kr. För båda dessa år finns en supportkostnad i anbudet på 38 600 kr/år vilka bör tas med i utvärderingen. b) Lösningarnaianbud2och3byggerpålokalainstallationerhos kunden med Client-Server lösningar. En lokal installation innebär en kostnad hos kunden för Serverhårdvara, licenser för databas etc., drift och underhåll samt suppport som ej har tagits med i utvärde­ ringen. I bolagets anbud ingår denna typ av kostnader för 3 år. c) Anbudet från bolaget bygger på ett leasingförfarande med en må­ nadskostnad under 3 år. För anbud 2 och 3 sker betalningen för sy­ stemen vid beställning. I utvärderingen bör räntekostnaderna för sy­ stemet räknas in i utvärderingen. På grund av ovanstående omständigheter kan bolaget komma att lida skada om upphandlingen inte görs om. Inköp Gävleborg bestrider bifall till ansökan och anför till grund härför fö\jande a) Anledningen till att årskostnaden (för suppo1i) för år två och tre inte utvärderats är att i förfrågningsunderlaget med bilaga 1 har an­ getts att priset skall beräknas som ett fast pris för ett år. Stöd för det­ ta fim1s i Bilaga 1 punkt 2.1.1 och 2.1.2 samt förfrågningsunderla­ gets punkt 4.2. Bedömningen är att "Service och supportavtalen" är så pass olika beroende på leverantör varför dessa kostnader inte räk­ nats med för respektive anbud, utan ligger som en information. Be­ roende på att priserna troligtvis (osäkert) kommer att öka (indexre­ gleras eller liknande) år två, tre, fyra osv. på bland annat service och supportavtal så har dessa lagts utanför utvärderingen. b) Eftersom en driftslösning inte efterfrågats har hänsyn inte tagits till kostnader för egen drift m.m. beroende på att dessa vid utvärdering är likvärdiga för alla anbudsgivare som avgett anbud enligt kravspe- GÄVLEBORGS LÄN LÄNSRÄTTEN I DOM GÄVLEBORGS LÄN cifikationen. Dessutom om en beräkning skulle göras på längre tid än tre, fyra alternativt fem år så skulle bolagets pris bli högre än öv­ riga anbudsgivares beroende på en årlig återkommande månatlig leasingavgift. c) Att bolagets anbud bygger på ett leasingförfarande är enligt förfrå- gan inget som tas hänsyn till. Ett fast pris i ett år har efterfrågats. Upphandlingen har gjorts i enlighet med LOU. Bolaget har inte visat att det på något sätt har eller kan komma att lida skada. Det är möjligt att bolagets lösning är ekonomiskt fördelaktigt under vissa omständigheter men det är inte en lösning som efterfrågats i denna upphandling. Bolaget anför i yttrande häröver följande. a) Enligt bolagets uppfattning finns det inget angivet i prislistan om att priset skall utvärderas på ett år. Skulle det vara så är bolagets pris det absolut lägsta. Ser man på supportkostnaderna finns det tydligt angivet i bilaga 1 att supportkostnaderna skall anges per år efter för­ sta året. Supportkostnaderna är inte upptagna i utvärderingen. Det finns inget nämnt i upphandlingens bedörnningsbeskrivning att sup­ port år 2, 3 osv. �i skall vara med i utvärderingen. b) Iförfråganstår 1.1 Omfattning. Kostavdelningen i Söderhamns kommun har behov av ett IT-stöd för kostplanering i storkök. Stödet skall underlätta flera av proces­ serna från planering, kalkylerig, inköp, produktion, leverans och fakturering. Installation av ovan nämnda skall ingå i leveransen. Bolaget har tolkat detta som att Söderhamns kommun skall ha en installerad och fungerande applikation till sin användare. Det finns inget nämnt att Söderhamns Kommun själva står för hela hårdvaru­ kostnaden, licenskostnaden samt service och driftkostnaderna för att lösningen skall fungera. När det gäller hur många år som kommu­ nen beräknar livstiden av systemet på måste naturligtvis detta upp­ ges i förfrågan för att anbudsgivama skall kunna bedöma detta i sitt anbud. Sida 3 2108-08 LÄNSRÄTTEN I DOM GÄVLEBORGS LÄN c) Vid utvärdering "ett fast pris för ett år" är bolagets anbud det lägsta. Den skada som bolaget kommer att lida är dels kostnaderna för anbudsräk­ ningen samt förlorad handelsvinst vilket är större delen av anbudet. Det är uppenbart att Söderhamns kommun vill ha en lösning för sina kunder. Är det nu så att leverantörerna har olika systemtekniska upplägg så måste des­ sa rimligen harmonisera med varandra annars blir bolagets lösning diskri­ minerad. Utvärderingen bör även omfatta suppo1i- och serviceavtalen år 2 och år 3. Kostnader för servrar, licenskostnader för databaser samt drift och support av hårdvaran bör ingå för att anbuden skall harmoniseras. Utvärde­ ras priset på år 1 är bolagets anbud det lägsta. Inköp Gävleborg anför härefter i yttrande bl.a. följande. Inköp Gävleborg upphandlar ett IT-stöd för kostplanering i storkök inom Söderhamns kom­ mun. Detta system har Söderhamns kommun budgeterat för att anskaffa som en investering, medel finns �j budgeterade för en leasingfinansiering. Bolaget anför i yttrande häröver bl.a. följande. Hur den upphandlande enhe­ ten har budgeterat kan inte användas som grund för bestridande utan måste i så fall framgå som ett s.k. skallkrav. Bolaget anser sig diskriminerat pga. Utvärderingen har skett för 3 år trots att upphandlande enhet i ytt­ rande till länsrätten uttryckligen säger att de har efterfrågat ett fast pris i ett år. Bolagets pris för ett år är 162 200 kr. Vid utvärderingen på 3 år har konkurrerande anbuds supportkostna­ der inte tagits upp i sammanställningen trots att de fim1s upptagna i prissarnmanställningen för år 2 och 3 för respektive konkurrerande anbud. Kostnaderna för konkurrerande anbuds servrar/datorer, licenskost­ nader för systemprogram samt drift och underhåll har �i beaktats i utvärderingen. Kapitalkostnaderna för upphandlingen har �j beaktats i utvärderingen. Länsrätten har den 3 december 2008 förordnat att upphandlingen inte får avslutas innan något am1at har beslutats. Sida 4 2108-08 Sida 5 LÄNSRÄTTEN I DOM 2108-08 GÄVLEBORGS LÄN DOMSKÄL Tillämpliga lagrum Enligt 1 kap. 9 § LOU skall upphandlande myndigheter behandla leverantö­ rer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upp­ handlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Av 15 kap. 2 § LOU framgår att vid offentlig upphandling enligt detta kapi­ tel tillämpas även bl.a. 1 kap. och 16 kap. Av 15 kap. 16 § LOU framgår att en upphandlande myndighet skall anta antingen 1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den upphandlande myndigheten, eller 2. det anbud som har lägst pris. Enligt 16 kap. 1 § LOU får en leverantör som anser sig ha lidit eller kan komma att lida skada enligt 2 § i en framställning till allmän förvaltnings­ domstol ansöka om åtgärder enligt den paragrafen. I 16 kap. 2 § första stycket LOU stadgas fö\jande. Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de grundläggande principerna i 1 kap. 9 § eller någon annan bestämmelse i denna lag och detta har medfö1i att leverantören lidit eller kan komma att lida skada, skall rätten besluta att upphandlingen skall göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. Utredningen i målet Av förfrågningsunderlaget framgår bl.a. fö\jande. - De anbudsgivare som blivit godkända i steg 1 och steg 2 går vidare till utvärderingsfasen där anbud med lägst pris kommer att antas. Anbudsgivaren offererar pris i bilaga 2. Priser lämnas i respektive fält (punkten 3.3). LÄNSRÄTTEN I DOM GÄVLEBORGS LÄN - Priser anges exklusive mervärdesskatt i SEK. Anbudsgivaren skall beskriva och lämna priser enligt bilaga 1 och 2 (punkten 4.1). - Fast pris gäller i ett år från avtalstecknandet, därefter kan prisjuster­ ing vara möjlig (punkten 4.2). Av bilaga 1 till förfrågningsunderlaget framgår bl.a. följande. - Serviceavtal som inkluderar fortlöpande uppgradering av program­ varan skall ingå i offererade priser från och med avtalstecknandet och ett år framåt (punkten 2.1.1). - Telefonsupport skall gå att :fa alla vardagar mellan kl. 8.00-16.00 Sida 6 2108-08 - (inget behov finns under kvällar och helger). Beskriv er bemanning och öppettider. Skall ingå i offererade priser från och med avtals­ tecknandet och ett år framåt (punkten 2.1.2). Anbudsgivaren skall beskriva och offerera priser enligt nedanståen- de. Licenspriser, per modul/kök/avdelning eller liknande. • Service- och supportavtal - beskriv innehåll/omfattning. • • ovan, som anbudsgivaren kan genomföra. Option på utbildningar, som ej omfattas av punkten 2.1.3 • system. Installation och ev. konvertering av uppgifter från nuvarande Bilaga 2 - Pris, skall fyllas i där samtliga priser som efterfrågas skall anges. Om anbudsgivaren har prislistor så skall de bifogas så att priserna kan utläsas även där. Pris skall anges exklusive mervär­ desskatt i svenska kronor (punkten 5). Bilaga 2 till förfrågningsunderlaget_har rubriken "Prissammanställning" och innehåller tre delar (A, B och D). I varje del skall efterfrågade priser anges. - Del A har rubriken "Licenskostnader, programvara. Enligt bilaga 1 (2.1 Krav)". l del A ska pris anges för planering, inköp, beställning/ rekvisitioner, produktion, leverans- och fakturaunderlag och produk­ tion och distribution av matlådor för enskilda. LÄNSRÄTTEN I DOM GÄVLEBORGS LÄN Sida 7 2108-08 - - Del B har rnbriken "Installation och integration". Del D har rubriken "Service- och supportavtal (Pris per år efter första året)". Av tilldelningsbeslutet framgår att utvärderingen har gjorts genom en sammanslagning av priserna enligt förfrågningsunderlagets bilaga 2 del A+B för totalt 3 år, som anges vara en beräknad avskrivningstid på inve­ steringen. Länsrättens bedömning Av det aktuella förfrågningsunderlaget framgår att anbud med lägst pris kommer att antas. Vidare framgår att anbudsgivarna ska offerera ett antal olika priser, specificerade i en prissammanställning. Hur en utvärdering av de olika priserna ska göras för att kunna bestämma ett sammanlagt lägsta pris framgår emellertid inte av förfrågningsunderlaget. Denna brist gör det omqjligt att avgöra om Inköp Gävleborg med den utvärderingsmodell som redovisats i tilldelningsbeslutet verkligen antagit det anbud som har lägst pris i upphandlingen. Inköp Gävleborg har därmed åsidosatt kraven på öp­ penhet och förntsebarhet (dvs. transparens) i upphandlingen och brntit mot 1 kap. 9 § LOU. Till följd av detta har bolaget lidit eller kan komma att lida skada. Skäl för ingripande enligt 16 kap. 2 § LOU föreligger därför. Då det brister redan i förfrågningsunderlaget ska upphandlingen göras om. DOMSLUT Länsrätten bifaller bolagets ansökan på så sätt att länsrätten förordnar att Inköp Gävleborgs upphandling avseende "IT-stöd för Kostavdelningen i Söderhamns kommun", ärendenummer 2008-2287, ska göras om. HUR MAN ÖVERKLAGAåwR, se bilaga, (DV 3103/1 c) �]1 cu1'" lt :1 .tc11,(c lm,,l Eljena Ulfhake Berglund I!/ 'cq'II. '!, "iJC ...!!!'.2 ·.;:: V)en C> :OL.. a.. HUR MAN ÖVERKLAGAR Den som vill överklaga länsrätfens beslut skall skriva till kammarrätten i Sundsvall. Skrivelsen skall dock skickas eller lämnas till länsrätten. Överklagandet skall ha kommit in till länsrätten inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Om sista dagen för överklagandet infaller på en lördag, söndag eller helgdag, midsommar-, jul- eller nyårsafton räcker det att skrivelsen kommer in nästa vardag. För att ett överklagande skall kunna tas upp i kammarrätten fordras att prövningstillstånd meddelas. Kammarrätten lämnar prövningstillstånd om det är av vikt för ledning av rättstillämpningen att överklagandet prövas, anledning förekommer till ändring i det slut vartill länsrätten kommit eller det annars finns synnerliga skäl att pröva över­ klagandet. Om prövningstillstånd inte meddelas står länsrättens beslut fast. Det är därför viktigt att det klart och tydligt framgår av överklagandet till kammarrätten varför man anser att prövningstillstånd bör meddelas. Bilaga Skrivelsen med överklagande skall innehålla: 1. den klagandes namn, personnummer, yrke, postadress och telefonnummer. Dess­ utom skall adress och telefonnummer till arbetsplatsen och eventuell annan plats där klaganden kan nås för delgivning lämnas om dessa uppgifter inte tidigare uppgetts i målet. Om någon person- eller adressuppgift ändras är det viktigt att anmälan snarast görs till kammarrätten. 2. det beslut som överklagas med uppgift om länsrättens namn, målnummer samt dagen för beslutet 3. de skäl som klaganden anger till stöd för begäran om prövningstillstånd 4. den ändring av länsrättens beslut som klaganden vill få till stånd 5. debevissomklagandenvillåberopaochvadhan/honvillstyrkamedvarjesärskilt bevis Skrivelsen skall vara undertecknad av klaganden eller hans ombud. Adressen till länsrätten framgår av beslutet. Om klaganden anlitar ombud skall denne sända in fullmakt i original samt uppge sitt namn, adress och telefonnummer.