LÄNSRÄTTEN
I VÄSTERBOTTENS LÄN Föredragande
Christina Röclmer
Mål nr 765-08 E Kansli 3
Sida 1 (8)
DOM
Aura Light AB, 556572-8887 Vretenvägen 2
171 54 Solna
SÖKANDE
2008 �06- 0 3
Meddelad i Umeå
 �!2008 -06- O ,; Överprövning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling - LOU
Umeå kommun (kommunen) har infordrat anbud avseende elinstallations­ material inklusive ljuskällor (dnr 08006) och beslutat att anta det anbud som lämnats av Selga AB.
Aura Light AB (bolaget) yrkar i länsrätten att upphandlingen får avslutas först sedan rättelse gj01is på så sätt att bolaget tilldelas kontraktet för ljus­ källor.
Genom interimistiskt beslut den 29 april 2008 har länsrätten förordnat att upphandlingen inte får avslutas innan något annat har beslutats.
Kommunen bestrider bifall till bolagets ansökan samt yrkar att länsrätten ska upphäva det interimistiska beslutet den 29 april 2008.
DOMSKÄL
Tillämpliga bestämmelser
Upphandlande myndigheter ska behandla leverantörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar ska vidare principerna om ömsesidigt erkännande och propo1iionalitet iakttas. (1 kap. 9 § LOU)
MOTPART
Umeå kommun 901 84 Umeå
SAKEN
KON"
RvR�e� v
11. ·
  Dok.Id 35442
Postadress
Box 193
901 05 Umeå
Besö ksadress
Nygatan 45 (Tingshuset)
Telefon
090-17 74 00
Telefax
090-13 75 88
Expeditionstid
måndag - fredag 09:00-12:00 13:00-15:00
   
Sida 2 LÄNSRÄTTEN DOM 765-08 E
Om den upphandlande myndigheten har brutit mot de grundläggande prin­ ciperna i 1 kap. 9 § eller någon annan bestämmelse i denna lag och detta har medfört att leverantören lidit eller kan komma att lida skada, ska rätten be­ sluta att upphandlingen ska göras om eller att den får avslutas först sedan rättelse gjorts. (16 kap. 2 § första stycket LOU)
Kommunens förfrågningsunderlag och utvärdering av anbuden
I förfrågningsunderlagets Upphandlingsföreskrifter anges bl.a. följande.
4. 0 Helt eller delat anbud/avtal
Uppdraget kan komma att delas på flera anbudsgivare varför anbud kan lämnas på hela eller delar av uppdraget. Anbudspriset förutsätts gälla även vid delat avtal. Om så inte är fallet ska anbudsgivare ange detta och även vilket pris som då gäller.
3. 0 Anbudsbedömning
3. 2 Definitioner och förklaringar
Av de kvalificerade anbudsgivarna kommer anbudet med lägsta pris att antas som vinnare. Umeå kommun kommer att anta ett helt anbud.
I kommunens utvärderingsprotokoll anges bl.a. följande. I denna upphand­ ling har Umeå kommun valt alternativet att teckna avtal med en leverantör. Detta beroende på att kostnadsökningen som kommunen får genom att teckna avtal med två leverantörer (beställningsrutiner, fakturahantering 111.m.) är större än vad kom' munen tjänar på att välja två leverantörer. Aura Light AB finns inte med i sammanställningen därför att anbud inte lämnats på elinstallationsmaterial.
I VÄSTERBOTTENS LÄN
   
Sida 3 LÄNSRÄTTEN DOM 765-08 E
I VÄSTERBOTTENS LÄN
Parternas anföranden
Bolaget anför. Trots att det i förfrågningsunderlagets upphandlingsföre­ skrifter tydligt anges att anbud kan lämnas på hela eller delar av sortimentet har kommunen valt att inte utvärdera bolagets anbud. Kommunen hänvisar i utvärderingsprotokollet till den kostnadsökning som man på grund av be­ ställningsrutiner, fakturahantering m.m. får genom att teckna avtal med två leverantörer. I Avtalsvillkoren anges dock under punkt 11; "Umeå kommun har beslutat att samtliga inkommande fakturor ska vara elektroniska från den 1 juli 2008". Argumentet om kostnadsökning håller därför inte. - Av upphandlingsföreskrifterna framgår även att anbud med lägsta pris kommer att antas. Vid en prisjämförelse framgår att bolaget har lägst pris på ljuskäl­ lor varför utvärderingen inte har genomförts på ett rättvist sätt. - Kommu­ nen har diskriminerat bolaget genom att inte utvärdera anbudet trots att kommunen kan tänka sig olika leverantörer på ljuskällor och elmaterial. Dessutom har kommunen inte följt de anvisningar som fim1s i upphand­ lingsföreskrifterna om att anbud med lägst pris kommer att antas. Utvärde­
ringen är inte affärsmässig. Att under pågående upphandling förändra ut­ värderingsprincip utan att informera anbudsgivarna innebär att anbudsgi­ varna inte har kännedom om vilka förhållanden som kommer att tillmätas betydelse vid utvärderingen. Detta står i strid mot de EG-·rättsliga princi­ perna om förutsebarhet och likabehandling. - Kommunen anför i länsrätten att kostnaderna för att ha två leverantörer skulle överstiga den inbesparing som görs till följd av bolagets lägre priser. Anskaffningskostnaden är enligt kommunen 200 - 450 kr per faktura för varuinköp. Bolaget ifrågasätter dessa siffror och även om kostnaden verkligen är rörlig. Enligt kommunen
skulle vidare antalet fakturor öka med cirka 650 stycken per år om två avtal träffas. Detta kan aldrig vara riktigt. Ljuskällor beställs betydligt mer sällan än elmaterial eftersom elmaterial är så specifikt och till skillnad mot ljus­ källor sällan kan lagerhållas. Det blir därför aldrig lika många beställningar hos en leverantör som endast säljer ljuskällor. Det som troligtvis sker i
 
Sida 4 LÄNSRÄTTEN DOM 765-08 E
kommunen är att när en beställning läggs på elmaterial bedöms att man lika gärna kan beställa ljuskällor. Vidare har många kommuner s.k. samlings­ faktura. Det innebär att oavsett antal beställningar skickas endast en faktura per månad. Det blir tolv fakturor per år. Med kommunens beräkning av kostnader för fakturor ger detta en merkostnad om 12 x 200 kr = 2 400 kr. Det innebär att bolaget är det billigaste alternativet och att man bör välja bolaget som leverantör. Kommunen anför att delat avtal skulle ge en kostnadsökning om, lågt räknat, 130 000 kr per år (200 kr x 650 stycken) och en inbesparing av kostnader om cirka 24 000 kr per år. Eftersom om­ sättningen på ljuskällor ligger kring 300 000 kr ifrågasätts hur kommunen tror att en anbudsgivare som redan lagt låga nettopriser ska kunna vara
130 000 kr bättre än andra anbudsgivare. Detta är orealistiskt varför bolaget känner sig diskriminerat. Dessutom borde den kostnadsbesparing som upp­ kommer genom att anta bolagets anbud bli mer än 24 000 kr eftersom en­ dast 65 procent av kommunens totala årsbehov tagits med i förfrågningsun­ derlagets Kravspecifikation. - Det är förvånande och besvärande för kom­ munen att deras inköpsmönster innebär denna enorma mängd fakturor och kostnader förenade med det. Antal fakturor ligger långt över genomsnittet, cirka tio gånger fler, jämfört med liknande kommunkunder. Detta uppfattas som ett försök att diskriminera bolaget som leverantör. Kommunen uppfyl­ ler inte kravet på affärsmässighet. Om kommunen menar allvar med sin önskan att öka konkurrensen bör man se över sina inköpsrutiner istället för att använda dem som argument för att diskriminera leverantörer som har de bästa och ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden.
Kommunen anför. I kommunens mall för upphandlingsföreskrifter finns under punkten 4.0 en generell text om att uppdraget kan komma att delas på flera anbudsgivare varför anbud kan lämnas på hela eller delar av uppdra­ get. I varje upphandling tar kommunen efter en analys ställning till om helt eller delat avtal ska träffas. Delade avtal är mer vanliga vid upphandling av tjänster där resurstillgång och kompetens hos mindre företag ibland kan
I VÄSTERBOTTENS LÄN
  
Sida 5 LÄNSRÄTTEN DOM 765-08 E
vara begränsade. En stor beställare som kommunen kan därför behöva ha fler avtalsparter. Det förekommer dock även att varuavtal delas, men det är sällsynt. Vad som avgör om ett avtal ska vara helt eller delat i en varuupp·­ handling är ofta kommunens hanteringskostnad kontra vad kommunen kan spara genom en delning. Den analys som gj01is i det aktuella fallet och som medfört att kommunen valt att teckna avtal med en leverantör, dvs. ett helt avtal, är följande. År 2007 var antalet fakturor från nuvarande leverantör 1087 stycken och 60 procent av fakturorna innehöll både elmaterial och ljuskällor. Vid tidigare processtudier har kommunen konstaterat att an­ skaffningskostnaden för att bl.a. beställa, hantera en faktura, uppgradera och ändra priser i beställningssystemet ligger mellan 200 - 450 kr per fak­ tura för varuinköp. En övergång till elektroniska fakturor kommer att på­ verka kostnaden endast marginellt. I dag scannas fakturor till en kostnad av
7 kr/styck och kostnaden vid elektroniska fakturor minskas till 3 kr/styck. Eftersom 60 procent av kommunens beställningar innehåller både ljuskällor och elmaterial kommer antalet fakturor att öka med cirka 650 stycken per år om två avtal träffas där den ena avtalspartnern endast kan leverera ljuskäl­ lor. Kommunens kostnadsökning skulle lågt räknat bli 130 000 kr per år (200 kr x 650 stycken). Kommunens kostnadsbesparing genom att använda delat avtal skulle bli cirka 24 000 kr per år. Analysen visar att kommunen skulle få drygt 100 000 kr i ökad kostnad genom att dela avtalet. I det läget valde kommunen att gå vidare med ett helt avtal. - Bolaget ifrågasätter i yttrande till länsrätten att delat avtal skulle resultera i cirka 650 fler fakturor till en kostnad av minst 130 000 kr per år. Det är dock ett faktum att antal fakturor för elmaterial och ljuskällor år 2007 var 1087 stycken och att cirka
60 procent av dem i1mehöll både elmaterial och ljuskällor. Kommunen har valt att minimera förråd och upphandlar därför fritt levererat slutkund. Bo­ lagets påstående att beställning av elmaterial och ljuskällor slentrianmässigt görs tillsammans är felaktigt. Vad gäller månadsfaktura har kommunen delegerat beställningsrätten till ett stort antal enheter inom skola, barnom­ sorg, tekniska enheter m.fl. Samlingsfakturor är svåra att hantera digitalt
I VÄSTERBOTTENS LÄN
   
Sida 6 LÄNSRÄTTEN DOM 765-08 E
 I VÄSTERBOTTENS LÄN
 och innebär ett ökat administrativt arbete för kostnadsfördelning m.m. i slutet av anskaffningsprocessen. Kommunen arbetar därför inte längre med samlingsfakturor. Kostnaden för att planera inköp, beställa, varuhantering och fakturering uppgår till 200 - 450 kr för kommunen. För enkelhets skull används begreppet "fakturakostnad" vilket är ett samlingsnamn för kom­ munens totala anskaffningskostnad. Kommunen har gjort processtudier som visar att fakturakostnaden tidigare var från 409 kr för stapelvaror upp till
2 114 kr för större livsmedelsbeställningar. Härefter har kommunen genom digitalisering av delar av anskaffningsprocessen sänkt hanteringskostnaden till 200 - 450 kr. Detta är en låg kostnad jämfört med många andra kommu­ ner. När man diskuterar elektronisk handel är det vanligt att man använder 500 kr per faktura som norm för vad en anskaffning kostar. Kommunen har således fog för sin beräkning på 200 kr. - Utvärdering har skett av de an­ bud som kunde leverera helt avtal. Eftersom bolaget inte lämnat anbud på elinstallationsmaterial togs det inte med i det slutliga utvärderingsprotokol­ let. Som framgår av ovanstående rader har anbudet dock ingått i den analys som kommunen gjort. Av de anbud som kan leverera alla produkter har det med lägst pris antagits. Kommunen är mån om att öka konkurrensen och vill ge företag möjlighet att offerera delar av kommunens efterfrågade be­ hov. Den möjligheten måste dock ställas mot kommunens anskaffnings­ kostnad som rimligtvis inte ska öka. - Påståendet att upphandlingen skulle vara diskriminerande för bolaget avvisas bestämt. Bolaget har haft samma förutsättningar som andra att offerera hela sortimentet. Enligt förfrågnings­ underlaget kan helt eller delat avtal väljas. Kommunen väljer det alternativ som är mest ekonomiskt för kommunen. Den anskaffningsprocess som kommunen har är effektiv och diskriminerar inte på något sätt bolaget. Kommunen får cirka 200 000 fakturor per år. Några speciallösningar för att tillgodose bolagets synpunkter på kommunens anskaffningsrutiner kan inte göras. Detta är inte heller diskriminerande då samma sak gäller alla kom­ munens avtalspaiier/anbudsgivare.
   
Sida 7 LÄNSRÄTTEN DOM 765-08 E
I VÄSTERBOTTENS LÄN
Länsrättens bedömning
Bolaget menar att kommunen diskriminerat bolaget genom att inte utvärde­ ra dess anbud trots att det i förfrågningsunderlaget tydligt anges att anbud kan lämnas på hela eller delar av s01iimentet samt att kommunen under pågående upphandling ändrat utvärderingsprincip genom att inte anta anbud med lägst pris. Kommunen invänder att man i vaije upphandling efter en analys tar ställning till om helt eller delat avtal ska träffas samt att bolagets anbud ingår i en sålunda gjord analys. Utifrån en helhetsbedömning, där kommunens hanteringskostnader och anbudspriser beaktats, har kommunen beslutat att anta ett helt anbud.
Den omständigheten att kommunen skulle komma att beakta den vid delat avtal uppkomna kostnadsökningen till följd av ökad fakturahantering m.m. har inte framgått av förfrågningsunderlaget och måste därför enligt länsrät­ tens mening anses strida mot den gemenskapsrättsliga principen om förut­ sebarhet. Bristen blir särskilt allvarlig när i förfrågningsunderlaget angiven utvärderingsgrund är lägst anbudspris.
Den fråga som då uppkommer är om bolaget lidit skada eller kunnat kom­ ma att lida skada till följd av kommunens agerande. Även om det kan ifrågasättas om kommunens kostnadsökning för bl.a. fakturahantering vid delat anbud blir så hög som 130 000 kr får godtas att kommunen drabbas av en kostnadsökning som är avseväii stö1Te än skillnaden i anbudspris,
24 000 kr. Med hänsyn till denna kostnadsökning och att det är fråga om en upphandling av tämligen begränsat värde får utgås från att bolaget, även med vetskap om den bedömning som skulle komma att göras, inte hade sänkt sitt anbudspris i sådan grad att det hade kommit i fråga för att antas som leverantör beträffande ljuskällor.
  
Sida 8 LÄNSRÄTTEN DOM 765-08 E
Länsrätten fim1er således att bolaget inte kan anses ha lidit eller kunnat komma att lida skada till följd av kommunens agerande. På grund av det anförda kan ansökan inte bifallas.
DOMSLUT
Länsrätten avslår ansökan.
Länsrätten upphäver det interimistiska beslutet den 29 april 2008.
HUR MAN ÖVERKLAGAR, se bilaga (Dv 3109/lc)
I VÄSTERBOTTENS LÄN
  /). \J.�·r·.-].\;.:]1;n 7)
/�
B örh Jo iansson I'
I\
1
✓
Upplysm 1g: Overklagandetiden enligt bifogad bilaga är tre veckor. Den tid under vilken ett överklagande kan tas upp till prövning av kamman-ätten kan dock bli k01iare. En ansökan om överprövning av offentlig upphandling får nämligen normalt inte prövas efter den tidpunkt då det finns ett kontrakt avseende det som upphandlas. Kammarrätten får dock även om ett kontrakt föreligger normalt pröva ansökan till dess att tio dagar gått från det att läns­ rätten, om den har fattat ett interimistiskt beslut, upphävt det beslutet.
..